Qu'est-ce qu'une Factur-X ?

Ce format de facture électronique mixte se distingue par sa praticité, son efficacité et son adaptabilité. Il est basé sur la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Ce format moderne et polyvalent favorise une approche hybride, alliant à la fois une facture lisible au format PDF/A3 et un fichier XML exploitable pour une intégration automatique dans les systèmes d'information. Suivez notre guide pour tout comprendre sur la Factur-X !

Les éléments qui composent une Factur-X

Le format PDF, une lisibilité optimale 

Ce format est élaboré spécifiquement pour l'appréciation humaine, optimisant la lecture et l'interprétation des informations. Il est largement reconnu pour sa facilité d'utilisation, sa clarté et sa robustesse. Dans cette configuration, les informations indispensables au traitement manuel de la facture sont exposées en toute transparence.

Le numéro de facture, la date, les coordonnées du fournisseur et de l'acheteur, ainsi que les montants hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC), sont présentés de façon ordonnée et méthodique. Cette disposition logique facilite une lecture rapide et efficace, minimisant les erreurs et optimisant le processus de gestion des factures électroniques.

Le format XML, un langage machine pour un traitement automatisé

En complément du format PDF, la facture au format Factur-X embarque une autre dimension tout aussi importante : les données structurées au format XML. Destinées à un traitement automatisé, ces données sont taillées sur mesure pour les machines. Le format XML, bien structuré et normé, garantit un transfert d'informations fluide, rapide et sans erreurs.

L'intégration de ces données au sein de la Factur-X favorise une synchronisation efficace avec un système d'information ou un logiciel de traitement des factures. Ce format est l’un des différents formats de facture électronique qui répondent aux besoins de standardisation et d’efficacité des entreprises. Grâce à cette structuration optimale, l'implémentation de la Factur-X dans des processus d'entreprise existants est largement facilitée. Cela simplifie aussi la mise en place de solutions pour répondre à la réforme fiscale.

Pourquoi adopter la Factur-X ?

Une marge de manœuvre pour l'émetteur 

L'émission d'une facture au format Factur-X, loin d'être un processus rigide, offre une flexibilité appréciable à l'émetteur de la facture. Cette souplesse se traduit par la capacité d'ajouter à la facture, au-delà des données exigées par l'administration fiscale, des informations spécifiques qui correspondent à ses besoins et capacités.

Une liberté pour le destinataire 

Le destinataire bénéficie également de cette flexibilité. Il peut exploiter les informations dans leur totalité ou en partie, selon ses besoins ou sa capacité à intégrer des données dans ses outils existants. Ainsi, le format Factur-X favorise une personnalisation adaptée à chaque processus interne, notamment lorsqu’il est combiné avec une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), qui simplifie le traitement et garantit une conformité optimale.

Une symbiose entre émetteur et destinataire 

L’émission d'une Factur-X crée donc une symbiose entre l'émetteur et le destinataire. Il s'agit d'un équilibre harmonieux entre les obligations administratives et une flexibilité de gestion des informations. L'émetteur et le destinataire sont ainsi libres d'optimiser la gestion de leurs factures en fonction de leurs besoins et capacités respectifs.

Les avantages d'utiliser une Factur-X

L'intégration d'une Factur-X dans les processus d'entreprise n'est pas qu'une simple modernisation administrative. C'est un choix stratégique aux multiples avantages.

Une solution économique et accessible 

Le premier atout majeur de la Factur-X réside dans son accessibilité et son déploiement facile. Grâce à sa compatibilité avec de multiples plateformes, il s’intègre facilement dans vos systèmes existants, sans nécessiter de lourds investissements.

L'optimisation des processus de facturation 

Avec la Factur-X, les entreprises peuvent simplifier leurs processus de gestion en automatisant le traitement des factures, ce qui réduit les erreurs et les retards de paiement. Ce format joue un rôle clé dans les stratégies modernes, notamment pour mettre en place la digitalisation des factures fournisseurs, afin de garantir une gestion efficace et conforme.

Une initiative éco-responsable

Enfin, il serait impossible de passer sous silence l'aspect écoresponsable de la Factur-X. Dans un contexte où les entreprises sont plus conscientes de leur impact environnemental, adopter une facture dématérialisée est un pas de plus vers une gestion plus écologique de l'organisation. Moins de papier, c'est moins d'arbres abattus, moins de déchets et moins de pollution.

Comment émettre une Factur-X via Chorus Pro ?

En matière de facturation électronique, la plateforme Chorus Pro fait figure de référence. Depuis le 25 avril 2018, elle a ouvert ses portes au format Factur-X, facilitant ainsi l'échange de factures entre fournisseurs et clients.

Préparation du fichier Factur-X

La Factur-X se présente sous le format PDF/A-3. Ce fichier comprend des données visibles et lisibles par l'homme (le format PDF), mais aussi des données structurées exploitables par les machines (au format XML). Préparez donc votre document en respectant ces deux dimensions. Assurez-vous aussi que votre document ne soit pas protégé par un mot de passe, ce qui pourrait compliquer le processus d'envoi.

Dépôt de la Factur-X sur Chorus Pro

Une fois le fichier prêt, dirigez-vous vers l'espace de dépôt de factures de Chorus Pro. Dans les options disponibles, choisissez le format PDF/A-3, et optez pour la syntaxe IN_DP_E2_CII_FACTURX. Cette syntaxe précise indique que vous utilisez le format Factur-X, standard défini dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Suivez ensuite les étapes habituelles de dépôt de factures sur la plateforme.

Faciliter le processus avec une plateforme de dématérialisation privée

Pour rendre le processus de création d'une Factur-X plus accessible et pratique, l'usage d'une plateforme de dématérialisation privée peut être envisagé. Ces plateformes sont spécialement conçues pour convertir vos factures PDF en Factur-X. Une fois la conversion effectuée, le dépôt de la facture sur Chorus Pro se fait en quelques clics.

La plateforme Chorus Pro, en acceptant le format Factur-X, a fait un pas de plus vers l'optimisation de la facturation électronique. Émettre une Factur-X via Chorus Pro n'est pas seulement une procédure réglementaire, c'est aussi une démarche qui vous permettra de profiter des nombreux avantages de la facturation électronique.

La Factur-X se présente comme une innovation majeure dans l'échange et le traitement des factures. Sa flexibilité, ses multiples profils de données et ses avantages écologiques en font une solution à envisager pour toutes les entreprises. L'avenir de la facturation électronique est la Factur-X, car elle permet aux entreprises de s’adapter à un monde économiquement belligène et particulièrement concurrentiel.