Comment mettre en place la digitalisation des factures fournisseurs ?

En quoi consiste la digitalisation des factures fournisseurs ?

La digitalisation des processus concerne toutes les fonctions d'une entreprise, de l'administration au marketing, de la production aux achats, des ressources humaines aux ventes.

Digitaliser des factures fournisseurs permet de traiter l’ensemble des factures au format numérique. L'intégration des factures fournisseurs se fait dans un workflow dématérialisé. Deux formats de la facture fournisseur peuvent être délivrés : 

• Par le biais d'une plateforme d’échange privée entre deux entreprises appelée EDI
• Au format PDF ou papier

Quel que soit le mode de réception choisi, la solution de dématérialisation des factures fournisseurs vous permet de les lire grâce à des technologies de lecture automatique (OCR, LAD/ RAD), de les scanner, les ajouter au dossier du fournisseur, les intégrer à un système de workflow.

La digitalisation implique tout d'abord un changement de culture d'entreprise, qui conduit à une révision numérique, à repenser et à reconcevoir les processus et les flux de travail quotidiens conduisant à une importante transformation digitale.

La dématérialisation des factures fournisseurs repose sur le leitmotiv suivant : simplifier, accélérer et optimiser le traitement de la facture dès sa réception.

 

Ce que dit la législation à propos de la digitalisation des factures fournisseurs

Le traitement des factures fournisseurs réduit considérablement les risques de fraude grâce à la dématérialisation des factures. Les solutions de dématérialisation doivent respecter les différentes contraintes règlementaires régies par des directives locales ou européennes. La directive européenne 2011/7/UE fixe les délais réglementaires de paiement entre les entreprises et leurs fournisseurs. Afin de s’assurer que les factures respectent le cadre légal, la mise en place d’un audit permet de vérifier l’authenticité de l’origine et du contenu ainsi que la lisibilité de la facture.

Les factures au format PDF reçues par mail sont légalement valables selon la directive Européenne 2010/45/UE, ainsi que les décrets d’application en vigueur dans certains pays d’Europe dont la France. Le respect des délais de règlement correspond aux éléments suivants :

 

La digitalisation des étapes de traitement des factures fournisseurs

L’utilisation d’un logiciel de gestion peut permettre de digitaliser l’ensemble des étapes de traitement des factures. La dématérialisation de la facture fournisseur s’effectue en trois étapes :

L’acquisition de la facture dans un format numérique

L’acquisition de la facture dans un format numérique permet de générer une facture via un format PDF. Il s’agit du format le plus utilisé et nécessitant un traitement manuel (relance, gestion, stockage et suivi des paiements). Le client peut ensuite signer numériquement le fichier ou le transmettre à son équipe de comptabilité. Cette méthode de dématérialisation accroît le processus de transformation digitale au sein d’une entreprise.

La lecture automatique des données

La mise en place d’une organisation comptable basée sur un système de Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) apporte une nouvelle étape dans le projet de dématérialisation. L’automatisation du système comptable garantit une meilleure fiabilité des opérations et permet à une entreprise d’accroître sa notoriété. Les fournisseurs sont rémunérés à temps, ce qui permet ensuite de tisser une véritable relation de confiance entre les entreprises et les clients. La dématérialisation des factures fournisseurs offre une traçabilité de chaque étape du processus ainsi qu’une surveillance des performances en temps réel.

 

La plateforme d’échange privée entre deux entreprises (EDI)

Le système EDI propose une dématérialisation complète dans lequel le fournisseur peut transmettre les informations de la facture par voie électronique. ‍Un EDI nécessite une plateforme dédiée en mode local ou dans le Cloud comprenant plusieurs fonctionnalités qui facilitent le passage au tout numérique. Les informations sont ensuite stockées et vérifiées via une plateforme dédiée. Vous avez un suivi complet du traitement de votre facture. Toutes les données sont centralisées et vous permettent de créer des tableaux de bord. Le service comptable peut également suivre l'état des demandes et interagir avec les vendeurs et les acheteurs. C’est pourquoi, les logiciels de traitement des factures fournisseurs permettent ces mêmes fonctionnalités dans un environnement unique.

 

La validation de la facture pour déclencher son paiement

Dans un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, les workflows personnalisables de validation des paiements alertent automatiquement les collaborateurs. Une interface de suivi notifie le comptable en temps réel sur l’état d’avancement. Les interventions faites par un utilisateur sur une facture sont tracées et visibles sur les informations liées à la facture. La validation des factures permet d’améliorer le processus de contrôle des factures. Elle prévient notamment les risques de fraude et les erreurs de saisie.

 

 L’archivage électronique de la facture

Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs permet de stocker les factures. Lorsque le processus d’acquisition est réalisé, la facture est archivée et cachetée numériquement. Elle est facilement accessible depuis l’écriture comptable ou via le moteur de recherche. L’archivage électronique de la facture répond à plusieurs critères comme :

• La preuve d’authenticité (l'identité du fournisseur ou l’émetteur de la facture)
• Les mentions obligatoires de la facture
• Simplifier la lisibilité de la facture

Pour répondre à la règlementation légale, il est fortement recommandé d’avoir recours à un Système d’Archivage Electronique (SAE) comme la norme NF Z42-013. L’arrêté du 22 mars 2017 concernant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales permet de confier l’archivage électronique de la facture à un tiers spécialisé. L’archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet » Art. A102 B-2 II du Livre des procédures fiscales, dont le processus doit être détaillé dans un document spécifique.

 

Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs 

Hormis l’aspect légal de la dématérialisation, ce processus permet également aux entreprises de gagner du temps dans la saisie des données, de renoncer aux tâches chronophages, de diminuer le risque d’erreur, limiter la perte de documents et de doublons de factures ainsi que d’apporter une aide dans la prise de décision. La dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages économiques (réduction de papier, d’enveloppe, d’encre etc.).

La dématérialisation des factures fournisseurs : un levier de performance

La dématérialisation des factures fournisseurs permet d’améliorer la productivité des salariés et de fluidifier l’organisation interne d’une entreprise. L’optimisation du cycle procure to pay et la lutte contre la fraude sont les deux grands enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs pour une entreprise. Le cycle procure to pay permet d’accélérer le traitement des factures fournisseurs et d’être en conformité avec la réglementation sur les délais de paiement.

 

Le traitement de la facture pour la tenue de registres

La facture est d’abord envoyée au fournisseur au format PDF ou papier. Une fois les étapes précédentes complétées, le paiement peut être effectué. Les équipes comptables peuvent ensuite traiter les demandes de paiements en vérifiant que tous les escomptes applicables soient indiqués.

 

Le process 3-Way matching pour lutter contre la fraude

Lors de la digitalisation des factures fournisseurs, les équipes comptables et financières appliquent le process de 3-Way matching autrement dit, le traitement à trois voies permettant de limiter le traitement de factures frauduleuses. Ce concept répond à plusieurs étapes comme :

• La correspondance automatique de la facture au bon de commande et de réception
• Le gain de temps dans le traitement des factures
• Réduire les erreurs de saisie
• Prévenir les risques de fraude
• Simplifier l’audit et les contrôles internes

 

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Bien que la digitalisation soit un enjeu de compétitivité, les entreprises nécessitent de réduire leurs coûts administratifs, gagner en productivité et capitaliser sur les leviers de croissance.

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