Comment fonctionne la facturation électronique via PDP ?

Qu'est-ce que PDP en matière de facturation électronique ?

Depuis la loi de finances pour 2020, la facture électronique est devenue obligatoire pour les entreprises. Celles-ci devront impérativement transmettre leurs factures sous ce format. L’administration les laisse libres de choisir l’une des deux options suivantes :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) ;
• Une Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

À la différence de la PPF, la PDP est un prestataire de services privé, immatriculé par l’État. Il agit comme intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale et vous permet de :

• Assurer le processus d’émission et de réception des factures ;
• Prendre en charge les trois formats (UBL, CII et Facture-X) ainsi que la conversion des documents vers ces formats ;
• Vérifier la validité des informations contenues dans les factures, y compris les identités, la TVA et les mentions légales ;
• Effectuer le suivi du statut des documents ;
• Transmettre les données de facturation à l'administration fiscale ou au PPF.

À titre d’information, le format Factur-X se déploie plus rapidement que les autres formats (UBL, CII). Loin d’être un processus rigide, il vous assure une meilleure praticité.

Bon à savoir : le fait d’envoyer une facture via des moyens numériques ne la rend pas électronique. Dans ce cas, c’est plutôt « une facture dématérialisée ».

Qui est concerné par la facturation électronique ?

L’e-facture vise toutes les opérations B2B (business to business). Elle concerne toutes les entreprises, personnes physiques ou morales, qui sont assujetties à la TVA et établies en France.

Vous êtes auto-entrepreneur et votre entreprise bénéficie de la franchise en base (cf. article 293 du Code général des impôts) ? Vous êtes également soumis à la facturation électronique (en réception et en émission).

Seule exception ? Si votre entreprise réalise des opérations exonérées de TVA (conformément aux articles 261 à 261 E du Code général des impôts), elle est dispensée d’émettre des factures électroniques. Cela concerne notamment :

• Les prestations fournies dans le secteur de la santé ;
• Les transactions immobilières ;
• Les prestations réalisées par les associations ou organisations à but non lucratif ;
• Les opérations d’assurance et les prestations bancaires.

 

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La place de la PDP dans la facturation électronique

Pourquoi la PDP est-elle cruciale dans la facturation électronique ?

La Plateforme de Dématérialisation des Factures (PDP) joue un rôle important dans le processus de facturation électronique pour plusieurs raisons. Elle offre aux entreprises une solution efficace pour envoyer, recevoir et traiter leurs factures.

En automatisant de nombreuses tâches manuelles comme la saisie des données, elle leur permet aussi un gain de temps significatif.

La PDP garantit également la conformité légale et fiscale des factures électroniques. Elle assure que les documents respectent les normes en vigueur en termes de format, de contenu et d'archivage. Ainsi, les entreprises évitent les risques d'erreur ou d'inexactitude dans le traitement des factures et se protègent contre les éventuels litiges juridiques. Enfin, grâce à la PDP, les entreprises bénéficient d'une meilleure traçabilité de leurs opérations financières. Elles peuvent suivre l'état d'avancement des factures depuis leur émission jusqu'au paiement final. Cela facilite grandement le suivi comptable.

Bon à savoir : en cas de non-conformité à cette législation, une entreprise assujettie peut écoper d’une amende de 15 euros par facture. En cas de non-respect de l’e-reporting, cette amende pourra s’élever à 250 euros.

 

Mode opératoire d'une PDP

Comment une PDP traite les factures électroniques ?

Une Plateforme de Dématérialisation des Factures (PDP) permet d'automatiser et de sécuriser les différentes étapes du processus, notamment la réception, la vérification et la transmission des factures. Les données sont contrôlées afin de s'assurer qu'il n'y a pas eu de falsification pendant le transfert. Cette étape garantit que la facture est conforme aux normes et aux exigences légales.

Une fois que l'intégrité du document est confirmée, la PDP procède à la validation des données. Cela comprend la vérification des informations telles que les coordonnées du fournisseur, les montants et les dates.

La PDP peut aussi effectuer des contrôles supplémentaires pour détecter les éventuelles erreurs ou incohérences. Si toutes les validations sont réussies, la facture est considérée comme valide. Elle est ensuite intégrée automatiquement dans le système comptable de l'entreprise destinataire. Cela permet un traitement plus rapide et plus fluide des documents financiers.

La PDP assure également la transmission sécurisée des factures électroniques. Pour ce faire, elle utilise généralement des protocoles cryptographiques avancés pour garantir la confidentialité des données lors de leur transfert.

En outre, d'autres services supplémentaires sont également proposés tels que le reporting financier, la gestion des flux de paiement ainsi que l'archivage des documents. Il convient de noter que chaque Plateforme de Dématérialisation des Factures a ses méthodes et ses systèmes. Dans l'ensemble, elles visent toutes à automatiser et à simplifier le processus de facturation.

 

Comment obtenir le statut de PDP ?

Procédure et critères d'admission pour être une PDP

Afin de prétendre au statut de PDP, vous devez être immatriculés par l’administration fiscale. Cela implique différentes étapes administratives.

La demande d'admission nécessite la constitution d'un dossier de candidature qui démontre votre capacité à fournir les services exigés (conformément au décret 2022-1299 du 7 octobre 2022). Une PDP doit assurer les tableaux de bord de TVA, le lettrage bancaire ainsi que l’assignation comptable.

Il est aussi important de démontrer la fiabilité et la sécurité du système informatique utilisé par votre PDP. Les autorités peuvent exiger des garanties quant à la confidentialité et l'intégrité des données échangées lors du traitement des factures, notamment :

• Un hébergement en SecNumCloud ;
• Une certification ISO 27001.

Une fois toutes les démarches effectuées et les critères d'admission remplis, votre demande sera examinée par les autorités compétentes.

À titre d’information, le service compétent au sein de DGFiP qui délivre cette immatriculation est ouvert depuis le 2 mai 2023.

 

PDP, PPF et OD : Quelle différence ?

À quoi sert le Portail Public de Facturation (PPF) ?

Le Portail Public de Facturation (PPF) est une plateforme mise en place par l’État pour faciliter l'échange sécurisé des factures électroniques.

Désormais étendue au secteur privé, cette plateforme assurera :

• La saisie, la transmission et la réception des factures ;
• L’envoi des données de facturation à l’administration fiscale (montants des opérations, montants TVA, etc.) ;
• La gestion des annuaires.

À la différence du PPF, une PDP vous propose une couverture plus large. En effet, le PPF ne peut pas gérer tous les flux de factures. La PDP vous permet de recevoir des factures depuis l’étranger et de les envoyer vers des clients B2C.

Les fonctions clés d'un Opérateur de Dématérialisation (OD)

Un Opérateur de Dématérialisation (OD) est un prestataire de services non immatriculé par l’État. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un éditeur de logiciels de gestion. Il vous propose des services à valeur ajoutée et vous accompagne dans votre processus de dématérialisation.

À titre d’information, pour pouvoir soumettre des factures électroniques, l’opérateur de dématérialisation doit être associé au Portail public de facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Pour automatiser la gestion de vos factures et réduire vos coûts, vous pouvez opter pour un logiciel de dématérialisation des factures. En choisissant cette solution, vous bénéficiez d’un meilleur suivi de vos opérations.

La généralisation de l’e-facture arrive à grands pas. Le but ? Vous aider à gagner en efficacité dans vos processus de facturation. Alors, qu’attendez-vous pour entamer cette transition et améliorer la productivité de votre entreprise ?