5 avantages de la digitalisation des notes de frais

La conformité légale

Bien que la digitalisation soit aujourd’hui au cœur des priorités pour beaucoup d’entreprises, elle est cependant régie par la loi.

Le Code de la Sécurité Sociale légifère sur la digitalisation des notes de frais depuis le 23 mai 2019. La loi autorise l’archivage des documents légaux et fiscaux papier et numérique. Il en est de même pour les justificatifs de notes de frais.

Cet arrêté permet aux entreprises de détruire les justificatifs papiers, physiquement et légalement sous certaines conditions. Les justificatifs de notes de frais peuvent être numérisés pour faciliter la consultation. Les copies numérisées sont également acceptées et reconnues comme preuve suffisante auprès de l’URSAFF.

L’automatisation de la gestion des notes de frais

L’automatisation fait partie des processus de digitalisation des entreprises. La gestion des notes de frais concerne différents services d’une entreprise. (Le salarié concerné, le manager, le service le pôle RH, le service comptable etc.) Avec l’automatisation, l'optimisation a pour objectif de diminuer tous les délais de traitement.

L’utilisation d’un SIRH vous permet d’interagir facilement avec les services concernés. La solution Sage Espace Employés également disponible sous forme d’application permet aux collaborateurs de suivre le traitement de leurs notes de frais depuis l’interface dédié. Les dépenses sont ensuite transférées vers le logiciel de gestion Sage 100 Paie & RH pour limiter le risque d’erreurs et gagner plus de temps.

L’automatisation permet à l’entreprise de gagner en termes d’expérience collaborateur grâce à un traitement plus rapide et intuitif des frais professionnels. Elle peut ainsi prévoir des politiques ambitieuses et une stratégie financière plus dynamique. 

Gain de temps et de productivité pour le service comptable et collaborateurs

La digitalisation des notes de frais met un terme aux tâches chronophages tant pour le service comptable que pour les collaborateurs.

Pour le collaborateur, la digitalisation des notes de frais représente un gain de temps considérable. Les collaborateurs peuvent profiter des applications intuitives pour réaliser leurs notes de frais depuis n’importe où. Les solutions de gestion des notes de frais comme Cleemy notes de frais ou Silae Expense permettent une saisie rapide des dépenses. Grâce à la technologie OCR, les informations sont extraites de l’image en quelques secondes. Les informations extraites sont automatiquement intégrées au centre des données. 

C’est également un gain de productivité appréciable pour les collaborateurs. Ils peuvent désormais financer sur leur trésorerie personnelle les dépenses imputées à l’entreprise avec des délais de remboursement plus courts.

Quant au service comptable, il obtient une meilleure visibilité sur sa trésorerie. Les demandes entrantes peuvent être traitées électroniquement. Les données sont vérifiées, validées et archivées en quelques clics. Le tableau de bord global communique des informations sur les notes de frais en cours de création, en attente de validation et en cours de paiement.

La dématérialisation facilite aussi l'archivage et le stockage des factures, reçus et notes de frais. Désormais, toutes les actions se font dans le cloud pour une sécurité renforcée.

Une optimisation des coûts

Avec une solution dédiée, vous pouvez réduire les coûts de manière conséquente, grâce à l’intégration de fonctionnalités d’automatisation.

La digitalisation des notes de frais permet d’exploiter les données et d’automatiser la création de reportings personnalisés. Les données sont analysées et extraites sous le format de votre choix. Vous bénéficiez d’une visibilité globale de vos frais professionnels en temps réel.

L’export de données permet aux entreprises de cibler les postes générant le plus de notes de frais et envisager une stratégie de réduction des coûts (frais de repas lors des déplacements professionnels, nuitées à l’hôtel, trajets en taxi etc.)

La digitalisation des notes de frais permet de traiter les saisies une à une afin d’avoir une vue globale en temps réel. Cela vaut aussi pour la trésorerie à venir dans l’entreprise, que pour le niveau de dépenses des différentes équipes et services.

Avec l’automatisation des tâches, vous pouvez connaître l’état des dépenses en temps réel et comparer vos dépenses avec les budgets prédéterminés.

Une gestion des notes de frais sécurisée grâce à l’archivage

Depuis l’entrée en vigueur de l’arrêté du 22 mars 2017 sur les modalités de numérisation, l’archivage et les justificatifs numériques sont devenus la norme en termes de notes de frais. C’est pourquoi, certains logiciels de gestion de notes de frais ont choisi d’intégrer des modalités d’archivage légal dans leur processus utilisateur afin de réduire les risques d’erreur.

L'archivage « à valeur probante » regroupe l'ensemble des mesures techniques et organisationnelles, requises pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents ou données électroniques, pour garantir une bonne conservation et leur intégrité. L'archivage à valeur probante vous évite la conservation de vos reçus papier. Il implique néanmoins le respect de 3 règles conformes au cadre légal notamment pour la digitalisation des notes de frais  :

1. L'authenticité du document nécessite de justifier son identité, son contenu ainsi que la personne l’ayant produit. Le document doit être horodaté et scellé. Le cachet doit répondre au Référentiel Général de Sécurité (RGS) imposé aux autorités administratives pour la sécurisation de leurs systèmes d’information. 
2. L'intégrité du document sert à vérifier que le document n’ait pas subit de modification ou n’ait pas été dénaturé de quelconque façon. Les données doivent être figées afin de garantir la confidentialité et la traçabilité du document.
3. L'intelligibilité du document signifie que le document doit pouvoir être conservé au format PDF et qu'il pourra être soumis à une relecture ou une étude pendant au moins 10 ans. La norme NF-Z42-013 permet de fixer le cadre de conservation des documents électroniques.