Tout comprendre sur la facture électronique
La facture électronique simplifie la gestion de l’entreprise, la relation de l’entreprise avec l’Etat ainsi que celle au sein de son écosystème. A partir de juillet 2024, toutes les entreprises pourront recevoir des factures au format électronique. Déjà obligatoire dans le cadre de la commande publique, la facturation électronique va donc être généralisée dans les relations interentreprises (Article 153 de la loi de finance 2020).
Pour se conformer à l’obligation progressive entre 2024 et 2026, les entreprises devront créer des factures dans les formats autorisés pour les transmettre automatiquement vers la plateforme de leur choix. Elles pourront également recevoir des factures fournisseurs dans leur système d’information de gestion aux formats conformes depuis n’importe quelle plateforme puis les intégrer dans leur logiciel de comptabilité. Les solutions de gestion Sage évoluent vers une plus grande automatisation des saisies, des imports de flux bancaires ainsi que vers la dématérialisation des factures. Comme le précise Cyrille Sautureau, président du FNE MPE : « Sage ouvre la voie et confirme l’importance de son rôle dans l’accompagnement nécessaire auprès des entreprises. »
Présentation de la facture électronique
Document établi par un entrepreneur, un commerçant ou un prestataire de service, la facture est une preuve d’achat, de vente de biens ou de services. La facture électronique est le résultat d’un processus de digitalisation partagé entre l’émetteur et le destinataire.
Une directive européenne, transposée en droit français en octobre 2013, a exercé une influence décisive sur l’apparition de la facture électronique, applicable depuis le 1er janvier 2014. Cette directive définit une facture par son contenu et non plus par son support.
Pour qu’une facture soit électronique, elle doit remplir deux conditions : être créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique, respecter les modalités imposées par la Direction Générale des Impôts. La facture électronique peut contenir des données structurées normalisées, pour permettre la comptabilisation automatique, ou faire l’objet d’une piste d’audit fiable, qui garantit la réalité économique de l’opération facturée.
La facture électronique doit répondre de l’identité de l’émetteur (grâce à la signature électronique notamment), garantir l’intégrité de son contenu (en le rendant impossible à modifier) et être lisible pour son destinataire.
L’article 289-VII du code général des impôts prescrit qu’une facture électronique et une facture papier porteuses des mêmes informations ont une valeur identique et doivent être considérées de la même manière. Pour garantir l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité, l’administration fiscale offre trois possibilités :
- Utiliser un format d’échange de données informatisé (EDI)
- Utiliser un certificat RGS de niveau 2 3 pour la signature électronique
- Mettre en place une piste d’audit fiable, documentée et permanente
La piste d’audit fiable (PAF) est requise pour prouver à l’administration fiscale la réalité économique de la prestation ou la fourniture dont la facture est la contrepartie. Elle permet de reprendre la chronologie du processus de facturation, de l’origine jusqu’à son archivage.
Les formats de la facture électronique
Les entreprises doivent s’équiper de solutions de gestion permettant de prendre en charge cette hétérogénéité tout en respectant leurs obligations de conformité. La reconnaissance de la facture électronique sous diverses formes comprend une variété de formats possibles pour émettre et recevoir des factures dont :
- L’Echange de Formulaires Informatisés (EFI)
- L’Echange de Données Informatisées (EDI)
- Le PDF embarquant des données structurées
Les avantages de la facture électronique
Découvrez les avantages de la facture électronique pour les entreprises et la collectivité :
Les avantages pour la collectivité
- Disposer au fil de l’eau des indicateurs de dynamique
économique - Renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA
- Un gain de productivité
Les avantages pour les entreprises
- Un gain de productivité
- Amélioration de la trésorerie avec le raccourcissement des délais de paiement
- Diminution du coût de la déclaration de TVA avec la possibilité du pré-remplissage
- Diminution des coûts induits par l’administration des factures, à la réception comme à l’émission
Le portail Public de Facturation
Le Portail Public de Facturation fait partie du circuit des factures électroniques. Il permet de centraliser les informations transmises par les plateformes privées et délivrer un service gratuit pour les plus petites entreprises. Elles pourront ensuite transmettre, déposer ou saisir en ligne leurs factures via la plateforme publique, mais aussi en recevoir. Grâce au Portail Public de Facturation, les entreprises peuvent aussi transmettre les données issues de ces deux sources au système d’information de la DGFIP.
Les plateformes de Dématérialisation Partenaires
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) peuvent transmettre les factures aux entreprises destinataires, sans passer par la plateforme publique. Les plateformes privées extraient des factures les informations à destination de l’administration et les transmettent à la plateforme publique qui les regroupe et les envoie au système d’information de la DGFIP.