RH : Comment établir et organiser les dossiers du personnel ?

Qu'est-ce qu'un dossier RH ?

Le dossier salarié est un ensemble de documents dédiés à la gestion du personnel en entreprise et notamment le travail des ressources humaines. Il contient en effet toutes les informations relatives à ses salariés, que ce soit pour la gestion des ressources humaines ou de la paie. Au fil de leur carrière, les salariés sont donc susceptibles d’enrichir leur dossier salarié et une bonne gestion du dossier du personnel peut alors s’imposer.

Si l’on recommande de réaliser le dossier à l’entrée du salarié dans l’entreprise, il faut savoir qu’il ne s’agit pas d’une obligation légale. En revanche, il se peut que la convention collective de l’entreprise impose certaines règles en la matière qu’il sera nécessaire de prendre en compte.

Composition d'un dossier RH

Un dossier RH (ressources humaines) bien structuré est essentiel pour la gestion efficace du personnel au sein d'une entreprise. Il centralise toutes les informations et documents relatifs à chaque salarié, de l'embauche jusqu'à la fin du contrat de travail.

Données personnelles et administratives

Le dossier du collaborateur doit inclure les données personnelles telles que le nom, la date de naissance, l'adresse et les coordonnées de contact. Ces informations sont essentielles pour la paie, la gestion des congés et des absences. Il est crucial de respecter le droit à la protection des données personnelles conformément au Code du travail. L'inscription du salarié dans le registre du personnel est également une obligation légale qui facilite l'organisation interne et le suivi des effectifs.

Documents contractuels et d'embauche

Les documents liés à l'embauche, comme le contrat de travail, les avenants éventuels et les pièces justificatives (diplômes, certifications professionnelles), doivent être conservés avec soin. Ces éléments garantissent la conformité légale de la relation employeur-salarié. Le processus d'onboarding, ou intégration du nouveau collaborateur, peut également être documenté pour assurer une meilleure prise de fonction. La mise en place d'un guide d'accueil contribue à faciliter cette étape cruciale.

Évaluations de performance et formations

Les évaluations de performance, les plans de développement personnel et les attestations de formations suivies sont des documents essentiels à inclure. Ils permettent de suivre la progression professionnelle du salarié et d'organiser des formations adaptées. L'utilisation d'un logiciel de gestion comme Poplee Socle RH des talents peut optimiser ce suivi. Ces éléments sont également utiles pour planifier les promotions, les augmentations salariales et d'autres décisions liées aux ressources humaines.

Dossiers de santé et de sécurité au travail

Les documents relatifs à la santé et à la sécurité au travail, tels que les visites médicales, les attestations de formation en sécurité et les déclarations d'accidents du travail, doivent être présents dans le dossier. Ils assurent la protection des salariés et la conformité aux obligations légales. La mise en place de procédures claires et la sensibilisation aux risques professionnels sont indispensables pour garantir un environnement de travail sûr pour tous les collaborateurs.

Réglementation et conformité des dossiers RH

La gestion des dossiers du personnel doit respecter un cadre juridique précis pour assurer la protection des données des salariés et la conformité de l'entreprise. Le Code du travail et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadrent la collecte, le traitement et la conservation des informations personnelles.

L'employeur est tenu de recueillir uniquement les données nécessaires à la gestion du contrat de travail et de garantir leur sécurité. Les documents doivent être conservés pendant des durées légales spécifiques, puis archivés ou détruits de manière sécurisée. Les salariés disposent d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de leurs informations.

Il est essentiel que le service des ressources humaines mette en place des procédures claires pour assurer la conformité et éviter les sanctions. Le respect de ces réglementations renforce la confiance entre l'entreprise et ses collaborateurs tout en assurant une organisation efficace.

Sous quelle forme créer un dossier salarié ?

Il existe deux possibilités en ce qui concerne la création d’un dossier salarié : la version papier et la version dématérialisée. Dans tous les cas, le respect des réglementations du RGPD et de la CNIL est nécessaire pour s’assurer de la confidentialité des informations dans le dossier salarié. L’archivage du dossier est à faire au départ du salarié bien que certains documents soient à conserver durant 5 ans.

La version papier

Bien que vieillissante, il est tout à fait possible d’effectuer la gestion du dossier personnel au format papier. Les documents papier doivent donc être triés en fonction de chaque salarié grâce à un système de classement et de stockage permettant d’y accéder facilement. Par ailleurs, les dossiers se doivent d’être entreposés dans un lieu sécurisé.

Cela nécessite notamment de bénéficier d’un espace de stockage adéquat et également d’un dispositif qui permet de protéger les documents en cas de vol ou d’incendie par exemple. Qui plus est, il est aussi nécessaire de prendre en compte le fait que le dossier salarié ne sera pas accessible dans le cadre d’un télétravail par exemple. La version papier a donc certains inconvénients.

La version digitale

La dématérialisation du dossier salarié semble être la méthode qui soit la plus adéquate dans une entreprise moderne. Elle permet un stockage dématérialisé sur un cloud ou sur les serveurs de l’entreprise afin que les membres du service RH puissent y accéder et réaliser la gestion du dossier personnel facilement. Nul besoin de disposer d’espace et le dossier salarié sera accessible à distance.

Focus sur la digitalisation du dossier RH

Avantages de la digitalisation des dossiers RH

La digitalisation des dossiers du personnel présente de nombreux avantages pour l'entreprise et le service des ressources humaines. Elle permet une gestion plus efficace et sécurisée des données des salariés, réduisant les risques liés à la perte ou à la détérioration de documents papier.

L'accès aux informations est facilité, les collaborateurs autorisés pouvant consulter ou mettre à jour les données en temps réel. Cela améliore la réactivité du service RH et optimise les processus tels que le recrutement, la paie ou la gestion des congés et absences. De plus, la digitalisation favorise la conformité avec le Code du travail et le RGPD en assurant une meilleure protection des données personnelles.

Sélectionner un système de gestion des dossiers RH

Choisir un logiciel adapté est une étape cruciale dans la digitalisation des dossiers RH. Il est important d'identifier les besoins spécifiques de l'entreprise en termes de fonctionnalités, de sécurité et de budget. Le système doit permettre une organisation claire des documents, un stockage sécurisé des informations sensibles et une facilité d'utilisation pour les collaborateurs du service RH.

Des fonctionnalités telles que la gestion en ligne des contrats, l'intégration avec les outils de paie ou le suivi des formations professionnelles peuvent être des atouts majeurs. Il est conseillé de comparer plusieurs solutions, de visionner des démonstrations et de consulter les avis d'autres professionnels avant de faire un choix.

Mise en œuvre et adoption par les équipes

La mise en place d'un nouveau système de gestion des dossiers RH nécessite une planification rigoureuse et l'implication des équipes. Il est essentiel de former les collaborateurs aux nouvelles procédures et outils pour assurer une transition fluide. Une communication transparente sur les objectifs, les bénéfices et les changements apportés facilite l'acceptation du projet.

L'accompagnement des utilisateurs, par le biais de formations ou de guides d'utilisation, contribue à maximiser l'adoption du système. Enfin, prévoir des phases de test et de feedback permet d'ajuster le dispositif en fonction des besoins réels des équipes, garantissant ainsi le succès de la digitalisation.