La numérisation des dossiers du personnel : comment et pourquoi ?

Les dossiers du personnel, c’est quoi ?

Avant d’aborder la numérisation des dossiers du personnel, il est nécessaire de comprendre quels sont ces fameux dossiers dont il est question. Les dossiers du personnel permettent de bénéficier d’un suivi individuel en ce qui concerne chaque employé. Ces dossiers contiennent les documents administratifs, les documents de recrutement, les autorisations d’absences et de congés, les documents de paie, les entretiens d’évaluation, etc. En d’autres termes, toutes les informations relatives à un salarié dont dispose l’entreprise se trouvent dans le dossier personnel.

C’est le service Ressources Humaines qui est en charge de la constitution, mais aussi de la gestion du dossier personnel. Ce service peut donc y avoir accès à tout moment et c’est aussi le cas de l’employé qui peut en faire la demande s’il le souhaite.

Il s’agit donc d’une ressource précieuse pour l’entreprise qui se doit d’en prendre soin et de stocker ces documents comme il se doit afin de les préserver grâce à la dématérialisation.

En quoi consiste la dématérialisation d’un dossier personnel ?

Si auparavant le dossier personnel était conservé au format papier, il est aujourd’hui tout à fait possible de procéder à la dématérialisation des dossiers du personnel. De cette manière, les documents sont entièrement numérisés et stockés au sein d’un espace numérique adéquat. En d’autres termes, les documents papier deviennent obsolètes et on se réfèrera uniquement à la version dématérialisée.

De nombreuses entreprises font aujourd’hui le choix de la numérisation des dossiers du personnel, mais aussi de nombreux autres documents. Par exemple, les archives de l’entreprise, les documents administratifs ou encore les documents comptables peuvent être numérisés. Et pour cause, cette possibilité offre de nombreux avantages tels que :

• Une meilleure gestion des données des collaborateurs avec des mises à jour régulières
• Un accès facilité puisque l’on peut tout à fait consulter un dossier à distance
• Une meilleure analyse des données grâce à des outils de reporting qui permettent d’avoir une vision d’ensemble de son entreprise
• L’automatisation des processus RH et notamment de tâches qui peuvent être redondantes
• Une uniformité des informations puisque l’on s’appuie désormais sur une base de données unique
• Une réduction des coûts puisqu’il n’est plus nécessaire d’imprimer et de stocker les documents au format papier
• Un gain de place puisque les espaces de stockage physiques ne sont plus nécessaires

La dématérialisation des dossiers du personnel offre donc de nombreux avantages. Il peut donc être très intéressant pour une entreprise de procéder à ce changement afin d’évoluer vers des méthodes plus modernes.

Comment numériser vos dossiers du personnel ?

La dématérialisation des dossiers du personnel est une tâche qui doit être réalisée grâce à l’aide d’un outil dédié. Généralement, on peut faire appel à un professionnel de la digitalisation pour accompagner ce type de processus et ainsi s’assurer non seulement qu’il n’y ait pas de perte de données, mais aussi de bénéficier d’un outil intuitif et pratique à utiliser. Dans le cas de la numérisation de dossier du personnel, il est capital que chaque élément soit parfaitement classé et organisé pour pouvoir retrouver un document en quelques clics.

En faisant appel à un professionnel de la transformation numérique, on s’assure d’être accompagné pas à pas dans le cadre de la numérisation des dossiers du personnel, mais aussi pour de nombreux autres processus en fonction des besoins de l’entreprise.

Pour ce qui est des RH par exemple, on recommandera le plus souvent l’utilisation d’un logiciel SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) comme Lucca. Ce système intègre en fait plusieurs logiciels qui vont permettre de piloter l’activité du service RH. Il peut s’agir d’archiver des documents comme les dossiers du personnel, mais aussi de gérer des actions concrètes comme la paie ou encore les plannings par exemple. Il est aussi tout à fait possible d’automatiser certaines actions, ce qui permet de gagner du temps pour se consacrer à d’autres tâches.

La digitalisation de certains processus en entreprise peut donc être une véritable révolution pour cette dernière qui y gagnera à plusieurs niveaux.