RH : Comment calculer l'absence pour congés payés ?

Les congés payés, c’est quoi ?

Selon la loi, pour un mois de travail effectif, chaque salarié a droit à deux jours et demi de congés payés, ce qui correspond en général à 5 semaines par an de travail. Ces congés payés sont des journées durant lesquelles le salarié n’a pas à venir travailler tout en étant payé comme lors d’un jour travaillé. Ils sont donc cumulés durant une certaine période et peuvent ensuite être pris en formulant une demande auprès de l’entreprise.

Les congés payés sont ainsi le moyen pour les salariés de prendre des vacances durant l’été, au moment des fêtes ou autre. Selon les entreprises et les conventions collectives mises en place, les périodes de congés peuvent être plus ou moins imposées. Il est aussi possible pour les nouveaux salariés de prendre des congés par anticipation si l’employeur l’accepte.

Quel impact au niveau des RH ?

Dans le cadre de la gestion de la paie, les RH doivent prendre en compte le calcul d’absence pour congés payés. En effet, si les congés payés donnent droit à la même rémunération d’un jour travaillé, ils doivent cependant être comptés de manière spécifique et faire l’objet d’une ligne dédiée sur la fiche de paie. On ne peut donc pas simplement faire comme si de rien n’était et de bons réflexes administratifs et comptables sont à prendre d’où le calcul d’absence pour congés payés.

Si une méthode de calcul d’absence pour congés payés est de mise, la gestion de l’ensemble de la paie et des jours de congés des salariés se fait le plus souvent par le biais d’un logiciel SIRH. Il permet à l’entreprise et notamment au service RH d’avoir un suivi bien plus adapté de chaque salarié et une gestion facilitée de l’ensemble de l’entreprise. Un accompagnement adéquat permet alors de trouver le logiciel RH qui saura le mieux répondre aux besoins de son entreprise.

Comment réaliser le calcul d’absence pour congés payés ?

Il existe plusieurs méthodes pour réaliser un calcul d’absence pour congés payés. Cela étant, il n’existe qu’une seule méthode qui a été validée par la Cour de Cassation. Il est donc recommandé de s’appuyer sur cette dernière pour s’assurer de la justesse de son fonctionnement. Dans ce calcul d’absence pour congés payés, il est donc recommandé de faire le rapport entre le salaire mensuel et le nombre d’heures effectives de travail pour le mois durant lequel les congés ont été pris. Ensuite, on multiplie le rapport pour le nombre d’heures d’absences réelles.

Exemple de réalisation du calcul

Prenons l’exemple d’un salarié payé à 1850 euros par mois. Il travaille 35 heures du lundi au jeudi à raison de 7h30 par jour et le vendredi 5h par jour. Il s’est absenté en juin un mercredi, un jeudi et un vendredi, ce qui fait qu’il aura été absent 20 heures dans le mois. Le calcul d’absence pour congés payés consiste donc à prendre en compte :

• 35h pour les 4 semaines de juin et 15h pour les 29 et 30 juin soit 155h pour le mois de juin au total
• Le calcul d’absence pour congés payés est donc le suivant : 1850x20/155=238,71€ et la retenue horaire est donc de 238,71/20 = 11,94€

Puisque le calcul d’absence pour congés payés se fait sur l’horaire réel chaque mois, il est important de comprendre que le résultat ne sera pas le même au mois de juillet par exemple. L’entreprise peut alors retenir 11,94€ pour chaque heure non travaillée en juin que le salarié récupèrera sur une autre ligne de sa fiche de paie dédiée aux congés payés.

Il est donc nécessaire pour une entreprise de réaliser le calcul d’absence avec précision pour s’assurer de bien prendre en compte chaque journée de congé payé afin que les comptes soient justes à la fin de l’année et que la rémunération soit également adéquate en fonction des réglementations en vigueur. Un logiciel RH facilitera grandement la réalisation du calcul d’absence.