Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ?
Initialement prévu pour le 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques a été reportée suite à un amendement au projet de Loi des Finances pour 2024.
27 février 2024
Les nouvelles dates sont les suivantes :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et le ETI.
- 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
Les PME et les micro-entreprises doivent toutefois être prêtes à recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
Face à cette obligation, ces dernières devront passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) pour traiter leurs factures.
Qu’est-ce qu’une PDP, et quel rôle jouera-t-elle dans le modèle de facturation électronique récemment adopté ? Et surtout, comment ces plateformes transformeront-elles la gestion quotidienne des factures dans les entreprises ? On vous dit tout !
Une évolution réglementaire et opérationnelle pour les entreprises B2B
En phase avec la Loi de Finances 2020, la France amorce la réforme de la facture électronique pour toutes les entreprises B2B soumises à la TVA. À partir du 1er septembre 2026, il faudra donc se conformer à cette nouvelle norme. Pour transmettre leurs factures, les entreprises doivent obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation, qu’elle soit publique ou privée.
Afin de gérer l’e-facturation, le gouvernement a mis en place une plateforme officielle, le Portail Public de Facturation (PPF). Son rôle ? Simplifier la transmission et la réception des factures électroniques adressées à la sphère publique (BtoG), tout en garantissant leur conformité aux normes actuelles.
En parallèle, des plateformes de dématérialisation partenaires émergent. Au-delà de la simplification de l’envoi et de la réception de factures, elles proposent des services d’e-reporting, et d’autres fonctionnalités supplémentaires : analyse des dépenses, intégrations systémiques avancées, support technique spécialisé…
Plateforme de dématérialisation partenaire : de quoi parle-t-on ?
En matière de factures électroniques, le gouvernement français a retenu le modèle dit « en Y », qui requiert l’intervention d’un tiers de confiance pour le traitement des factures. Ce rôle est assuré par le Portail Public de Facturation Chorus Pro (gratuit), ou par une plateforme de dématérialisation partenaire (service payant).
Validées par l’administration fiscale pour une durée initiale de trois ans, les PDP sont des plateformes privées. Leur rôle ? Gérer l’émission, l’envoi et la transmission des factures en format électronique normé. Au-delà de ces fonctions, elles offrent des prestations supplémentaires comme :
- La mise à disposition de tableaux de bord ;
- Des outils pour le suivi des échéances des factures ;
- L’archivage des factures dématérialisées ;
- La conversion des factures dans divers formats.
À la différence du PPF, les PDP proposent des fonctionnalités plus complètes, au service des entreprises. Elles ont aussi la liberté de fixer leurs propres tarifs.
PDP : quels avantages ?
À l’heure où le PPF se limite à un ensemble de services de base, les PDP proposent une offre plus exhaustive, touchant chaque aspect du processus de facturation. Bien que payantes, ces plateformes apportent une véritable valeur ajoutée aux entreprises, à plusieurs niveaux :
Fonctionnalités étendues
Le PPF se concentre sur trois services fondamentaux, à savoir :
- La création de facture via EDI (échange de données informatisé) ;
- La saisie manuelle ;
- La conversion OCR (reconnaissance optique de caractères) de fichiers PDF pour transmettre les données à l’administration fiscale.
Pour leur part, les PDP proposent des fonctionnalités plus étendues, notamment :
- La gestion de la trésorerie en temps réel ;
- Le rapprochement de factures avec les commandes ;
- Des fonctionnalités réduisant le temps de saisie et les erreurs.
Résultat : les PDP s’intègrent efficacement dans les processus P2P (procure-to-pay) des entreprises, synonyme de gain de temps pour les entreprises.
Contrôles personnalisés
Alors que le PPF applique des contrôles uniformes pour tous les utilisateurs, les PDP offrent la possibilité de réaliser des vérifications spécifiques adaptées aux règles particulières de chaque secteur d'activité. Cette flexibilité se traduit par une adaptation plus précise aux besoins uniques de chaque entreprise.
Support de plusieurs formats de factures
Factur-X, GALIA, Finvoice, CII, UBL… il existe plus d’une centaine de formats de factures électroniques en circulation au sein de l’UE. Alors que le PPF est limité à trois formats standards (UBL, CII et Factur-X), une PDP est capable de gérer tous ces formats, à la fois en entrée et en sortie.
Archivage électronique sécurisé
Une PDP assure un archivage légal des factures, domestiques et internationales, pour une période de dix ans renouvelable, conformément aux normes réglementaires. En comparaison, le PPF offre un stockage de dix ans sans garantie de service. Autrement dit, le stockage n’est pas garanti. Ainsi, en matière d’archivage sécurisé et fiable, les PDP prennent l’avantage.
Extraction et transmission des informations
Les PDP sont capables d'extraire de manière sécurisée les informations clés (taux de TVA, identités des fournisseurs et clients, montants, dates…) pour les transmettre aux autorités fiscales. En tant qu'intermédiaires de facturation certifiés, elles garantissent l'intégrité, la fiabilité et l'authenticité des données traitées, tout en permettant aux entreprises un gain de temps substantiel.
Quelles obligations pour les PDP ?
La législation impose aux plateformes de dématérialisation partenaires un cadre de responsabilités précis pour assurer une gestion optimale des e-factures. Ainsi, elles doivent garantir l'intégrité, l'authenticité, la lisibilité et l'exhaustivité des données traitées. Cela implique une vigilance constante sur la conformité des factures et des données transmises, y compris les mentions obligatoires, légales, ainsi que l'identification des émetteurs et des récepteurs.
Ces plateformes sont également tenues d'assurer la transmission des factures électroniques dans un format structuré et normalisé vers les plateformes des destinataires, tout en garantissant la réception et la mise à disposition de ces factures aux destinataires concernés. Par ailleurs, les PDP ont la responsabilité de recevoir, contrôler et transmettre les données d'e-reporting nécessaires aux déclarations de TVA.