Personnaliser vos entretiens professionnels : les étapes clés pour une trame efficace

Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un échange entre l’employeur et le salarié qui est imposé par la loi.

Définition

L’entretien professionnel est un entretien organisé périodiquement entre l’employeur et le salarié de l’entreprise. Cet échange est obligatoire et permet d’analyser les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification, de formation et de mobilité.

L’entretien professionnel concerne tous les salariés : CDI, CDD, contrats d’apprentissage, contrats professionnels. Il s’impose donc à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Cadre légal

La loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie rend obligatoire l’entretien professionnel. L’employeur a l’obligation d’informer le salarié qui vient d’être embauché qu’il bénéficie d’un entretien professionnel tous les deux ans (chapitre V loi de 2014).

Cet entretien n’a pas pour but d’évaluer le salarié, mais de discuter de ses perspectives d’évolution professionnelle. À l’issue de l’entretien, la loi exige la rédaction d’un document écrit.

Par ailleurs, il est systématiquement proposé au salarié qui reprend son activité après :

• Un congé de maternité ;
• Un congé de soutien familial ;
• Un congé parental d’éducation ;
• Un congé sabbatique ;
• Un congé d’adoption ;
• Un mandat syndical ;
• Un arrêt longue maladie de plus de six mois.

Un entretien professionnel est aussi obligatoire tous les six ans, c’est-à-dire à l’issue de trois entretiens professionnels. Il consiste à faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié (art. L6315-1 du Code du travail).

Objectifs

L’entretien professionnel vise à établir un état des lieux du parcours professionnel du salarié afin de s’assurer qu’il soit bien ancré dans une dynamique de développement de ses compétences. Il s’agit donc d’un outil de gestion des ressources humaines, facilitant la détermination des besoins de formation. Il permet de favoriser les compétences acquises du salarié et de l’accompagner dans ses projets professionnels.

Obtenir toutes ces informations reste difficile en l’absence d’une trame d’entretien professionnel.

Pourquoi préparer une trame pour les entretiens professionnels ?

La préparation d’une trame pour les entretiens professionnels est cruciale pour différentes raisons :

• Renforcer la compétitivité de l’entreprise : l’entretien professionnel permet d’identifier les compétences à sa disposition afin de les exploiter de la meilleure manière et de préparer des formations adéquates.
• Éviter les sanctions : en l’absence de tenue d’un entretien professionnel au cours des 6 dernières années d’un salarié, l’employeur qui emploie plus de 50 salariés doit abonder le CPF du salarié d’un montant de 3 000 €. S’il emploie moins de 50 salariés, il peut être condamné au versement de dommages et intérêts.
• Sécuriser le parcours professionnel du salarié : l’entretien professionnel aide le salarié à optimiser son employabilité à travers l’analyse de son évolution professionnelle et les formations lui permettant de progresser.
• Anticiper les changements : l’entretien professionnel est l’occasion pour les responsables RH d’identifier les compétences disponibles et les besoins en compétences futures.

Trame d'entretien professionnel : les éléments clés

L’entretien professionnel doit suivre une trame afin d’assurer le bon déroulement des échanges. Découvrez les éléments à intégrer dans votre trame d’entretien professionnel.

Synthèse du parcours professionnel

Pour synthétiser le parcours professionnel d’un salarié, vous devez d’abord rassembler tous les documents nécessaires, à savoir :

• Le contrat de travail : pour connaître le type de contrat, les attributions du salarié, l’ancienneté au sein de l’entreprise, etc.
• La fiche de poste : pour obtenir une description globale du poste occupé par le salarié, notamment son rôle et ses attributions.
• Le CV : pour mieux connaître l’identité du salarié et cerner les compétences qu’il a acquises.
• Les comptes-rendus écrits des entretiens professionnels précédents.

Ces documents vous permettent d’explorer le parcours professionnel du salarié, notamment la formation initiale suivie et les diplômes obtenus. Ils aident aussi à déterminer son parcours professionnel avant son arrivée dans l’entreprise, c’est-à-dire les postes occupés précédemment, les noms des entreprises et les dates.

En outre, ils facilitent la détermination de son parcours professionnel au sein de l’entreprise en décrivant les postes occupés, les actions de formation suivies et les éventuelles certifications obtenues. Enfin, ils visent à déterminer les missions actuelles du collaborateur ainsi que les éventuelles difficultés rencontrées.

Si le salarié a déjà bénéficié d’un entretien professionnel auparavant, il faut dresser un bilan des changements intervenus depuis le précédent échange.

Aspirations professionnelles du salarié

L’entretien professionnel doit ensuite aborder les aspirations professionnelles du collaborateur, c’est-à-dire sa vision de l’avenir. Les aspirations professionnelles sont des projets à long terme qui sont à distinguer des objectifs. En effet, les objectifs sont généralement plus précis et à court terme.

Pour cerner les aspirations du salarié, vous devez discuter de ses souhaits d’évolution au sein de l’entreprise, de sa progression salariale, de sa mobilité géographique, des qualités nécessaires pour l’évolution souhaitée et des compétences manquantes. L’intérêt de connaître ces informations est que vous pourrez mesurer la compatibilité de la vision d’avenir de l’entreprise avec celle du collaborateur.  

Axes de développement de l’entreprise

L’entretien professionnel est aussi l’occasion pour l’employeur de parler :

• Des axes stratégiques de l’entreprise : attentes, objectifs.
• Des évolutions de poste possibles : nouvelles compétences à développer.
• Des actions de formation à mettre en place pour réaliser le projet professionnel du collaborateur.
• Des moyens disponibles pour l’atteinte des objectifs.

Formations et dispositifs disponibles

Il existe différents dispositifs permettant de mettre en œuvre le projet professionnel du salarié. En tant qu’employeur, manager ou responsable RH, vous êtes tenu d’informer le collaborateur de ses droits lors d’un entretien professionnel :

• Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) : démarche consistant à valoriser l’expérience que le salarié a acquise durant son parcours professionnel qui se conclut par l’obtention d’une certification (diplôme, titre professionnel, certificat de qualification professionnelle).
• Conseil en Évolution Professionnelle (CEP) : accompagnement gratuit et personnalisé d’un salarié qui souhaite faire le point sur sa situation professionnelle et formaliser un projet professionnel.
• Compte Personnel de Formation (CPF) : compte permettant aux salariés d’obtenir des financements pour leur formation pendant ou en dehors de leur temps de travail.

Assurer le suivi après un entretien professionnel

Vous devez retranscrire les échanges faits lors de l’entretien professionnel. Le compte-rendu doit synthétiser les sujets abordés, les perspectives d’évolution et les actions à mettre en place. Gardez une copie pour vous et donnez une autre au salarié.

Cependant, le travail ne s’arrête pas là, d’autant plus qu’il faudra organiser régulièrement des entretiens professionnels. Pour faciliter votre travail, dotez-vous d’un logiciel de gestion des entretiens professionnels. Cet outil vous accompagne dans diverses tâches RH, en digitalisant notamment :

• L’organisation des campagnes d’entretiens professionnels ;
• La gestion de formation des collaborateurs ;
• Le suivi des heures de travail, des congés et des absences ;
• L’analyse des données sur les performances des employés, etc.

L’entretien professionnel n’est pas une simple obligation pour les employeurs, mais un véritable outil de gestion RH. Il vous permet d’identifier de nouvelles compétences pour améliorer la compétitivité et la performance de l’entreprise. Il faut suivre une trame d’entretien professionnel pour s’assurer qu’aucune information n’est laissée de côté. Il est par ailleurs recommandé d’utiliser un logiciel de gestion RH pour vous accompagner dans la mise en place de ces entretiens professionnels.