Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

Un entretien professionnel, c’est quoi ?

Ce que l’on appelle un entretien professionnel en entreprise est un rendez-vous qui est organisé entre le salarié et son employeur. Ce rendez-vous est obligatoire et permet d’aborder les perspectives d’évolution professionnelle, de formation et de mobilité du salarié. C’est également un outil précieux pour la gestion des ressources humaines. Pour le salarié, c'est un moment privilégié pour évaluer ses compétences, exprimer ses aspirations professionnelles et discuter de son parcours dans l'entreprise. Pour l’employeur, c’est une opportunité pour mieux connaître ses employés, anticiper leurs besoins en formation et planifier l’évolution de leur poste. 

Par exemple, cela peut être l’occasion d’envisager la mise en place d’une formation en vue d’un changement de poste. Il porte sur des thèmes comme le poste de travail, les compétences, les difficultés rencontrées, les souhaits, les formations déjà suivies, le projet professionnel, etc. Son contenu est adapté en fonction de la situation du salarié, ce qui en fait un rendez-vous entièrement personnalisé.

Il est primordial d’effectuer un suivi de ces entretiens afin d’avoir une trace de l’évolution des échanges avec les salariés. L’utilisation d’une solution de gestion des campagnes d’entretien est vivement recommandée afin de centraliser toutes les informations.

 

Quelle différence avec l’entretien d’évaluation ?

L’entretien professionnel et l’entretien annuel d'évaluation sont deux choses bien différentes. L’entretien professionnel ne vise pas à évaluer le travail du salarié, mais plutôt à envisager son avenir au sein de l'entreprise. Lors de cet échange, le manager ou le responsable de ressources humaines peut aborder les projets professionnels des salariés, les compétences à développer… L'objectif principal est de mieux cerner les aspirations de ses employés pour mieux répondre à leurs attentes et optimiser leur parcours au sein de la structure.

Quant à l’entretien annuel d’évaluation (EAE), il porte sur les résultats professionnels du salarié pour l’année écoulé. Il a pour objectif d’évaluer les performances et les compétences du salarié afin de dresser un bilan et de définir de nouveaux objectifs à atteindre. Contrairement à l’entretien professionnel obligatoire, l’entretien d’évaluation est simplement recommandé et s’inscrit dans une vision court-termiste.

D’après l’article L1222-2 du Code du travail : « Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’évaluation de ses aptitudes. Le salarié est tenu de répondre de bonne foi à ces demandes d’informations. »

Ainsi, seules les compétences professionnelles de l'employé doivent faire l’objet de l’échange. Il est interdit d'aborder toute information liée à sa vie privée.

 

Quand faut-il mener l’entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est une obligation légale instaurée par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale. Ce texte de loi a été modifié par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018.

Tous les deux ans

Selon le Code du travail (article L6315-1), l’entretien professionnel obligatoire doit être proposé au moins tous les deux ans. Il doit aussi être proposé à l’issue de périodes d’absence ou encore de périodes de réduction d’activité du salarié, notamment :

• Un congé parental ;
• Un congé sabbatique ;
• Un congé de maternité ;
• Un arrêt maladie de plus de six mois ;
• Un congé de proche aidant ;
• Une période de mobilité volontaire sécurisée ;
• Un mandat syndical.

Tous les six ans 

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit permettre à l’entreprise de faire un état des lieux du parcours du salarié. Il permet de vérifier que le salarié a pu bénéficier (au cours des six dernières années) :

• D’au moins une action de formation ;
• Une évolution salariale ou professionnelle ;
• D’entretiens professionnels ;
• Une validation de ses acquis (VAE).

Dans le cas d’une entreprise de plus de 50 salariés, si un collaborateur n’a pas pu bénéficier, au cours des six dernières années, d’une action de formation ou d’entretiens professionnels, il a le droit d’obtenir un abondement de 3 000 euros sur son compte personnel de formation.

Par ailleurs, il est fortement conseillé de prévenir suffisamment en avance ses salariés de la programmation des entretiens professionnels. Les échanges seront plus constructifs !

 

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Toutes les entreprises, quels que soient leurs effectifs et leurs secteurs, sont concernées par l’entretien professionnel. Les salariés concernés sont ceux ayant au moins deux ans d’ancienneté, et ce, quel que soit leur type de contrat (CDD, CDI, contrat de travail temporaire, contrat de professionnalisation, etc.) Tous les employeurs sont bien entendu concernés par la réalisation d’entretiens professionnels. Ils doivent d’ailleurs prévenir les salariés au moment de l’embauche de la mise en place de ce type de dispositif.

Généralement, l’entretien est mené par un manager de proximité, un n+2 ou encore un responsable des ressources humaines. L’employeur peut aussi être amené à mener cet entretien lui-même, notamment au sein des TPE.

Bon à savoir : l’accompagnement d’un salarié dans le cadre d’un contrat d’apprentissage ou d’un contrat de professionnalisation ne remplace pas l’entretien professionnel.

 

Pourquoi réaliser un entretien professionnel ?

L’entretien professionnel obligatoire représente certains avantages aussi bien pour l’entretien que pour les salariés.

Du point de vue de l’entreprise

Du côté de l’entreprise, l’entretien professionnel permet notamment de :

• S’assurer que le salarié est toujours en mesure d’assurer l’emploi qui lui a été confié au regard des changements qui ont pu avoir eu lieu
• Faire le point pour connaitre les souhaits et les besoins en formation du salarié
• Aider le salarié à s’impliquer dans son évolution professionnelle
• Recueillir des informations pour créer un plan de développement des compétences adéquat
• Maintenir la motivation des salariés

Du point de vue du salarié

Du côté des salariés, l’entretien professionnel peut aussi être bénéfique. Si le salarié ressent le besoin de suivre une formation ou souhaite faire le point sur son projet professionnel, l’entretien professionnel est une opportunité à saisir. Il permet notamment de :

• Garder sa motivation et identifier ses besoins et ses attentes pour son évolution professionnelle ;
• Mieux se positionner dans l’entreprise en fonction de sa stratégie de développement ;
• Être au cœur de son évolution professionnelle ;
• S’informer sur la validation des acquis de l’expérience professionnelle ;
• Recevoir des informations sur le CPF ;

Ainsi, les avantages de cet entretien professionnel se ressentent donc à deux niveaux.

Si le salarié a du mal à juger son parcours ou à élaborer son projet professionnel, il peut demander à son entreprise d’établir un bilan de compétences.

 

Comment se passe l’entretien professionnel obligatoire ?

L’entretien professionnel a lieu durant le temps de travail et est assimilé à du temps de travail effectif. Il a lieu dans les locaux de l’entreprise. C’est aussi cette dernière qui définit les modalités d’organisation de cet entretien tout en prenant en compte les dispositions suivantes :

• Il porte sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié en matière de qualification et d’emploi
• Il tient compte de la périodicité imposée par la règlementation en vigueur.
• Il se distingue bien de l’entretien d’évaluation.
• Il apporte des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience (VAE), à l’activation du compte personnel de formation (CPF) et à la possibilité de recourir à du conseil en évolution professionnelle (CÉP). 

Avant l’entretien professionnel, l’employeur doit s'informer sur le parcours du salarié dans l'entreprise. L'idée est d'avoir une vue d'ensemble des compétences du salarié et de son évolution. Il doit également préparer un guide d'entretien avec les différents points à aborder : les formations envisageables, les perspectives d'évolution, etc.

Le salarié, quant à lui, doit réunir en amont les documents utiles : sa fiche de poste, les descriptifs de formations déjà suivies… Il doit être capable de partager clairement ses ambitions professionnelles ainsi que les compétences qu’il maîtrise et qu'il souhaite développer. La préparation minutieuse de ces informations facilitera une discussion constructive sur ses objectifs de carrière et les moyens pour les atteindre. Réfléchir à son projet professionnel, lister ses besoins, émettre des suggestions... Une attitude proactive lui permettra également de montrer son implication dans sa carrière professionnelle et sera certainement appréciée par l’employeur.

Bon à savoir : pour faire le point sur leurs compétences professionnelles, les salariés ont la possibilité de recourir aux services de conseil en évolution professionnel (CEP).

 

Est-il possible de refuser cet entretien ?

Il est nécessaire pour un salarié et son employeur de participer à un entretien professionnel au moins une fois tous les deux ans. D’ailleurs, l’employeur doit pouvoir prouver que les entretiens sont bien réalisés dans les délais impartis. En ce qui concerne l’entretien après certaines absences, l’employeur a l’obligation de le proposer au salarié. En revanche, l’employé peut refuser de se présenter au rendez-vous convenu pour l’entretien professionnel.

Dans ce cas, l'entreprise peut insister sur les avantages que celui-ci pourrait tirer de cet entretien : possibilités d'évolution, formations potentielles, etc. Il peut également expliquer en détail le processus et rassurer le salarié sur la nature non contraignante et non punitive de cet échange. Si malgré tous ses efforts, le refus du salarié persiste, il convient à l’entreprise d'en prendre acte par écrit (une lettre recommandée avec accusé de réception, une remise contre décharge…). Cela lui permettra de justifier la non-tenue de l’entretien et d’éviter tout risque de sanctions auxquelles elle pourrait être confrontée.