La dématérialisation des entretiens professionnels : pourquoi et comment ?

Que dit le cadre légal à propos de l’entretien professionnel ?

Comme le mentionne l’article L6315-1 du Code du travail : « A l’occasion de son embauche, le salarié est informé qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Cet entretien ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié. Cet entretien comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience, à l’activation par le salarié de son compte personnel de formation, aux abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle. » 

La périodicité de deux ans peut être différente selon la convention collective.

Il concerne toutes les entreprises et tous les salariés. L’entretien professionnel permet :

• D’échanger sur la validation des acquis
• De connaître les perspectives d’évolution du salarié (formations etc.)

En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur est contraint de payer une amende forfaitaire et de créditer le Compte Personnel de Formation (CFP) d’un salarié de 100 à 130 heures selon la situation.

L’entretien professionnel manuscrit ne permet pas de stocker des données ou de réaliser des statistiques liées aux demandes d’évolutions des salariés. C’est pourquoi, les services RH peuvent mieux faire face aux enjeux de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) en dématérialisant la gestion des entretiens professionnels.

La GPEC sert à adapter les emplois, les effectifs et les compétences selon la stratégie des entreprises et des changements de leurs environnements économique, social et juridique.

Pourquoi faut-il dématérialiser les entretiens professionnels ?

La mise en place d’un logiciel RH dédié à la gestion des entretiens professionnels est une étape cruciale pour les entreprises utilisant le format papier. La dématérialisation de la gestion des entretiens professionnels permet non seulement de gagner du temps, d’être plus efficace mais aussi de contribuer au partage de l’information entre les salariés et le service RH (réponses au questionnaire, bilan d’entretiens, souhaits de formation etc.) 

Améliorer le recueil d’informations

Une importante logistique doit être mise en place pour la préparation des entretiens rédigés à l’écrit. Des erreurs peuvent se glisser dans les documents ou encore, la perte de documents peut rendre la préparation plus longue. C’est pourquoi, la dématérialisation des entretiens permet de rassembler toutes les données dans un environnement unique.

Un logiciel de gestion des entretiens permet aux salariés d’accéder facilement à leurs données ainsi qu’aux synthèses de leurs entretiens, à tout moment. Quant au manager, il peut facilement accéder à l’ensemble des évaluations d’un salarié afin d’observer son évolution professionnelle au cours des dernières années. Des fonctionnalités comme les statistiques ou encore, des graphiques sont souvent réalisables dans certains logiciels RH afin d’améliorer le pilotage de l’entreprise.

Contribuer à l’autonomie du salarié

L’utilisation d’un logiciel cloud comme Sage Espace Employés vous permet d’automatiser et de simplifier la gestion des campagnes des entretiens professionnels. Les outils de dématérialisation permettent également d’améliorer les échanges au sein de votre organisation. Vos collaborateurs accèdent à leurs données à tout moment afin de suivre l’avancée de leur parcours professionnel.

Organiser convenablement les entretiens

Les logiciels de gestion des entretiens améliorent la préparation en amont des entretiens grâce aux différents dispositifs comme :

• La création et le pilotage des campagnes
• Les notifications et alertes
• Les indicateurs clés de performance
• Un tableau de bord permettant de se concentrer sur l’analyse des résultats
• Des tableaux de bord et rapports partagés
• Des workflows de validation
• Une sécurité des données
   

Optimiser la gestion des entretiens

Des logiciels SIRH 100% SaaS comme Lucca proposent une gestion optimale des ressources humaines, indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise. La solution Poplee Entretiens vous assure un suivi optimal de vos entretiens annuels et professionnels. Véritable logiciel de gestion de la performance, Poplee Entretiens vous donne la possibilité de créer autant de formulaires que vous le souhaitez et de configurer vos campagnes en quelques clics. Le service RH peut ensuite collecter les informations des collaborateurs afin de préparer au mieux un plan de formation et d’actions RH.

Digitaliser la gestion des entretiens professionnels permet non seulement de gagner en efficacité mais aussi de booster la productivité au sein de votre entreprise.