Comment traiter les données clients avec le RGPD ?

Le fichier client, c’est quoi ?

Lorsque l’on parle de RGPD et fichier client, il convient avant tout de définir ce qu’est un fichier client. Il s’agit le plus souvent d’un document sous la forme d’une base de données qui recense toutes les informations relatives aux clients de l’entreprise. Ces clients peuvent être des particuliers comme des professionnels et le fichier recensera notamment :

• Leur nom et prénom
• Leur adresse
• Leur numéro de téléphone
• Leur adresse email
• L’historique de leurs achats
• Etc.

Il n’est d’ailleurs pas rare que l’on trouve bien plus que ces informations de base dans un fichier client comme les préférences de ce dernier ou encore l'intégralité des échanges entre le client et l’entreprise. Cette base de données permet à l’entreprise de prendre soin de la relation avec le client. Cela étant, depuis quelques années, le Règlement général sur la protection des données ou RGPD est entré en vigueur et demande aux entreprises d’appliquer certaines réglementations en ce qui concerne les données relatives à leurs clients.

Pourquoi soigner la conformité au RGPD de son fichier client ?

Concilier RGPD et fichier client est loin d’être impossible et c’est d’ailleurs une absolue nécessitée pour toute entreprise qui souhaite collecter des données relatives à sa clientèle. En effet, la mise en application du RGPD implique de se mettre en conformité avec les différentes lois et réglementations. Cela permet notamment de disposer d’un fichier :

• En conformité avec les dispositions
• Mieux organisé et régulièrement mis à jour
• Plus sécurisé

Si conformité au RGPD et fichier client peut donc sembler complexe, il s’agit en fait d’un excellent moyen de remettre à plat l’ensemble des données de l’entreprise et de gagner à la fois du temps et des ressources pour le traitement et l’utilisation de ces dernières.

Mise en conformité : RGPD et prospection

Pour que le RGPD et le fichier client ne fassent plus qu’un, plusieurs actions doivent être mises en œuvre afin qu’une mise en conformité soit effectuée. Ce procédé reposera sur plusieurs étapes comme :

• Déterminer les réglementations qui s’appliquent aux données traitées par l’entreprise (consentement à la récolte des données par cookies, mise en place d’un contrat…)
• Disposer d’un registre de traitement des données, il s’agit d’un document qui détaille la manière dont sont traitées les données par l’entreprise
• Mettre en place un site internet avec une gestion des cookies assurant un réel consentement de l’utilisateur
• S’en tenir à des informations strictement nécessaires à la relation commerciale
• Toujours informer les clients de leurs droits en matière de données personnelles à travers une politique de confidentialité facilement accessible par exemple
• Mettre régulièrement à jour la base de données
• Prévoir des mesures de sécurité adaptées en cas de cyberattaque
• Disposer d’un stockage et d’un hébergement des données sécurisés

Le plus souvent, la conformité entre RGPD et fichier client nécessite donc des mises à jour du site internet pour que les usages correspondent d’autant plus aux réglementations en vigueur, mais aussi la mise à disposition d’un outil adéquat. Pour du RGPD et de la prospection, c’est le plus souvent un CRM soit un outil dédié à la gestion de la relation client qui est recommandé. Un accompagnement global par un professionnel de la transformation numérique peut alors être pertinent afin d’agir à plusieurs niveaux et de s’assurer d’une gestion des données client à la fois efficace et légale.