Comment simplifier la gestion des congés de vos collaborateurs ?

Les obligations de l’employeur en matière de congés payés

Dès lors qu’un salarié rejoint une entreprise (à temps plein ou partiel, en CDI, CDD, intérim…), il a droit aux congés payés tel que cela est prévu par la loi. Pendant ces journées de congés payés, votre collaborateur a donc l’interdiction de travailler, mais reçoit tout de même une indemnité de congés payés.

L’accord d’entreprise fixe les périodes de congés payés et doit dans tous les cas au moins inclure la période légale allant du 1er mai au 31 octobre. En ce qui concerne l’ordre de départ, plusieurs facteurs peuvent jouer comme la situation familiale du salarié, son ancienneté, etc. Le salarié est informé au moins un mois à l’avance de ses dates de congés. Un salarié qui travaille durant une année complète bénéficie en général de 30 jours ouvrables de congés.

Mettre en place des règles de base

Une bonne gestion des congés passe avant tout par des règles de base bien établies qui permettront de gérer les congés payés plus facilement. Si l’entreprise garde ses portes ouvertes au moment des fêtes, mais aussi en été, ces périodes seront particulièrement prisées et tout le monde risque de ne pas obtenir ce qu’il souhaite. Dès lors, il faudra convenir des différents critères à prendre en compte pour accepter les demandes de congés comme :

• Premier arrivé premier servi
• L’ancienneté
• La situation familiale
• Rester souple et compréhensif
• S'y prendre suffisamment à l'avance

On peut aussi décider en parallèle de limiter le nombre de membres du personnel qui prendront des congés au même moment. On peut ainsi s’assurer de toujours bénéficier d’un effectif suffisant sur place. Une autre solution consiste aussi à définir un nombre maximum de semaines consécutives qui peuvent être prises afin que tout le monde ait par exemple la possibilité de partir en été.

Ces règles de base sont une nécessité pour faciliter la prise de décision de manière équitable et avoir une meilleure gestion des congés. Si elles sont connues des salariés, chacun saura ainsi que les demandes ne sont pas acceptées ou rejetées de façon arbitraire, mais bien avec un système préétabli. 

Gagnez du temps en donnant à vos employés l’accès à leurs données depuis n’importe où et n’importe quand. Les collaborateurs seront plus autonomes dans la gestion de leurs congés. Vous pouvez ainsi faciliter la gestion des congés au service RH.

Essentiels au bien-être des équipes et à la productivité de l’entreprise, les congés représentent cependant un véritable casse-tête pour les managers et le service RH qui doivent organiser les départs et les retours en répondant aux attentes des salariés et en s’assurant d’avoir un effectif suffisant en permanence. Il existe cependant des moyens de gérer les congés payés efficacement.

Les bénéfices d’une gestion des congés optimisée

Optimiser la gestion des congés de votre entreprise vous permet d’obtenir des résultats positifs sur :

• La productivité de vos collaborateurs
• Des démarches légales simplifiées (gestion des arrêts maladies, calcul des droits aux congés…)
• L’édition du bulletin de paie
• Des tâches administratives simplifiées (les actions à mettre en place par les responsables RH sont réduites grâce à la dématérialisation des tâches)

Utiliser un outil de suivi adapté

La gestion des congés incombe le plus souvent aux membres du personnel RH. Ces derniers peuvent bénéficier d’un logiciel de gestion RH qui leur permet de prendre en charge plusieurs tâches et notamment celles des absences dont les congés payés. On bénéficie dès lors d’un outil de gestion des congés efficace qui va permettre de créer des plannings pour organiser les absences de tous les membres du personnel. En effet, il y a la gestion des congés, mais aussi des congés sans solde, des arrêts maladie, des congés parentaux, les récupérations d’heures supplémentaires ou encore les absences pour mariage, naissance ou encore décès.

Bénéficier d’un outil adéquat dédié à la gestion des congés et plus globalement à la gestion RH est une condition indispensable pour prendre en charge les nombreuses demandes formulées tout au long de l’année. De cette manière, on s’assure de gérer les congés payés de l’ensemble du personnel et de toujours avoir un œil sur les effectifs disponibles selon les périodes de l’année.

Directement lié à votre logiciel de paie, un SIRH transmet toutes les informations requises pour éditer un bulletin de salaire. Les solutions RH comme Sage Espace Employés vous permettent de simplifier la gestion des congés et de limiter les erreurs de saisie.