Comment choisir son coffre-fort numérique d’entreprise ?

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique d’entreprise?

Selon l’article L.103 du code des postes et des communications électroniques, « un service de coffre-fort numérique est un service qui a pour objet la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine ». 

Ainsi, un CFN ou coffre-fort numérique d’entreprise est un espace de stockage dématérialisé hautement sécurisé mis à disposition des salariés afin de stocker leurs documents RH confidentiels ( bulletin de salaire, contrat …). 

Le coffre-fort numérique permet aux entreprises d’optimiser la gestion des documents tout en s’inscrivant dans une démarche de digitalisation des processus RH. 

Le coffre-fort électronique centralise l’ensemble des documents dans un seul environnement facilitant ainsi la communication entre les différents collaborateurs d’une entreprise. 

Chaque salarié dispose de ses propres identifiants et peut accéder à tout moment à son espace dédié et retrouver tous ses documents RH.

Comment bien choisir votre coffre-fort numérique ?

Analyser les besoins de votre entreprise

Une analyse des besoins de votre entreprise sera nécessaire afin de lister les principaux critères de votre futur outil. Menez une réflexion sur les fonctionnalités, le type de document à stocker ou encore sur la capacité de stockage dont vous aurez besoin. Une fois tous ces éléments listés, vous aurez une vision claire du coffre-fort numérique adapté à vos besoins.

 S’assurer de la conformité du coffre-fort numérique avec certaines normes et exigences

L’appellation « coffre-fort numérique » est soumise à un cadre juridique. Autrement dit, votre solution devra respecter de nombreuses normes et certifications afin d’être conforme légalement. Il est donc important de se pencher sur l’aspect juridique avant de prendre une quelconque décision. 

Ainsi, tout CFN doit est conforme à la norme AFNOR NF Z 42-020. Cette dernière fixe les spécificités fonctionnelles d’un coffre-fort électronique. 

D’autres obligations sont à considérer telles que :

• le décret du 30 mai 2018 qui s’assure de la confidentialité grâce au chiffrement des documents et données
• le décret du 5 octobre 2018 pour la réversibilité des informations
• la norme ISO 27001 en lien avec la sécurité des systèmes d’informations
• la norme ISO 9001 concernant le stockage des données

Il est impératif que votre futur coffre-fort réponde aux obligations du RGPD. La solution Silae Dématérialisation vous garantit une solution 100% conforme au RGPD et aux obligations légales. De plus, le logiciel s’adapte à la réglementation à travers des mises à jour régulières.

Vérifier la compatibilité avec les applications métiers déjà existantes

L’interopérabilité est un critère crucial dans votre choix. Ainsi, votre futur coffre-fort numérique devra être compatible avec votre SIRH ou votre logiciel de paie actuel afin de faciliter les échanges.

Le coffre-fort numérique Silae Dématérialisation vous donne la possibilité de créer une synergie entre vos solutions Silae. En effet, le logiciel vous permet de synchroniser vos données en vous connectant à Silae Paie.

Cette compatibilité avec vos applications métiers va également simplifier la prise en main du nouvel outil par vos équipes tout en boostant leur productivité.

Contrôler la sécurité et la protection des données

Le coffre-fort numérique d’entreprise choisi devra garantir la pérennité dans le temps, la traçabilité, la confidentialité et l’intégrité des documents stockés. Silae Dématérialisation vous garantit un accès sécurisé à vos données ainsi qu’un archivage sur des serveurs français.

La plupart des coffres-forts électroniques sont disponibles dans le cloud. Assurez-vous de choisir une solution dont les données sont hautement protégées.