Coffre-fort numérique pour bulletin de paie : tout savoir

Coffre-fort numérique : de quoi s'agit-il ?

Le coffre-fort numérique est un espace digitalisé dédié à la conservation et à la diffusion de documents personnels. C'est le code des postes et des communications électroniques qui en circonscrit la définition. L'article L.103 précise ainsi que ce coffre-fort numérique doit permettre :

• l'identification de l'utilisateur se connectant au service, qui bénéficie d'un accès exclusif sauf tiers expressément autorisés ;
• la traçabilité de toute opération effectuée sur les documents mis en ligne ;
• la récupération de la documentation dans un format exploitable et durable.
   

Cet outil simple d'utilisation est couramment déployé dans les entreprises souhaitant mettre à disposition de leurs effectifs des documents RH et administratifs, dont les bulletins de paie. Si la loi n'impose pas de recourir à des fiches de paie dématérialisées, le format numérique remplace désormais l'ancien bulletin papier. Le destinataire de ladite documentation peut alors accéder à cette interface de stockage via des identifiants personnels.

A noter qu'un décret relatif à la mise en œuvre d'un CFN impose de chiffrer l'intégralité des données stockées et ce, en conformité avec les orientations de l'ANSSI.

Coffre-fort électronique pour bulletin de paie : pourquoi y avoir recours ?

Le coffre-fort numérique ou électronique est un dispositif facultatif. Aucune obligation légale ne contraint les entreprises à le mettre en place. Toutefois, l'usage d'un CFN est encouragé au même titre que la dématérialisation de la fiche de paie. Cet espace digitalisé présente également des avantages décisifs en entreprise.

Sécurisation des données de la paie

Les bulletins de paie des salariés sont des données particulièrement sensibles à manipuler pour les entreprises. À ce titre, le coffre-fort fournit une solution numérique sécurisée. Des techniques de chiffrage rendent ainsi les documents illisibles à tout utilisateur autre que le destinataire, à l'exclusion du personnel RH habilité.

Le CFN permet donc de protéger l'intégrité comme la confidentialité de la documentation mise en ligne. Concrètement, nul ne peut en effet modifier ou détruire un document stocké.

Bon à savoir : tout document remis au salarié dans son coffre-fort personnel se voit préalablement certifié afin d'en avaliser la validité juridique.

Amélioration de la gestion de la paie

La gestion des fiches de paie fait partie des tâches les plus chronophages qui incombent aux services des ressources humaines. Le coffre-fort numérique présente donc l'avantage de fluidifier cet exercice souvent fastidieux. Dématérialisé, le bulletin de paie n'attend plus qu'à être édité et déposé dans l'espace numérique prévu à cet effet grâce à des logiciels dédiés comme Pagga bulletins de paie, où le salarié le consulte en toute autonomie .

Outre ce gain de productivité, l'employeur économise sur ses frais d'impression. Ce faisant, il diminue aussi significativement l'usage du papier dans la lignée des objectifs de la transition écologique. Cet impact écologique réduit s'inscrit dans la démarche RSE, qui participe à l’image de marque de l'entreprise et contribue à fidéliser les effectifs.

La loi Travail facilite le recours à la dématérialisation en stipulant que les fiches de paie peuvent être émises au format numérique sans l'accord du salarié, sous réserve qu'il en soit informé. Ce dernier conserve néanmoins un droit de refus.

Instauration d'une procédure pratique pour l'ensemble du personnel

Les avantages d'un coffre-fort numérique dépassent le seul employeur, car cet espace digitalisé est aussi au bénéfice des salariés. Quelques clics suffisent ainsi à accéder à tout document personnel et ce, même à distance. L'utilisateur en télétravail, en congé ou en déplacement n'a donc pas besoin de se rendre physiquement dans les locaux de l'entreprise.

Parallèlement, le CFN permet au salarié de gérer et archiver ses documents à sa guise. La centralisation des bulletins de paie sur une unique plateforme numérique comme TEDD lui évite également de les perdre. Qui plus est, les documents sont systématiquement remis dans un format pérenne afin que leur accès soit garanti au fil des années.

L'employeur doit rendre disponibles les bulletins de paie pendant 50 ans minimum ou jusqu'aux 75 ans du salarié concerné.