Bien préparer un entretien professionnel

Fondements et principes de l'entretien professionnel

L’entretien professionnel est un échange entre le supérieur hiérarchique et ses collaborateurs pour assurer la bonne marche des services. Selon le Code du travail, l’employeur doit le mener tous les deux ans. Un état des lieux tous les 6 ans permet également de vérifier que l'entreprise a rempli ses obligations.

Au-delà du cadre réglementaire et obligatoire, l’entretien professionnel est un levier majeur de la gestion des ressources humaines. Il permet aux entreprises de :

• Connaître les aspirations professionnelles de leurs salariés (promotion professionnelle, augmentation de responsabilités…) ;
• Identifier leurs besoins d’accompagnement ;
• Formaliser les projets professionnels des salariés en planifiant les formations nécessaires ;
• Fixer les objectifs pour l’année à venir.

L’entretien professionnel permet de garder une trace écrite de leurs obligations envers les salariés.

Bon à savoir : attention à ne pas confondre entretien professionnel avec l’entretien annuel (ou d’évaluation) axé sur l’évaluation du travail des salariés.

Attention : les entreprises ayant plus de 50 salariés peuvent être soumises à des sanctions si elles n'ont pas conduit cet entretien et n'ont pas accordé à leurs salariés au moins deux des trois mesures suivantes :

• Évolution professionnelle ou augmentation de salaire ;
• Formation professionnelle ;
• Certification ou qualification.

Si l’un des salariés refuse l’entretien, nous vous recommandons de lui faire signer un document de décharge.

 

Public cible de l'entretien professionnel

Pour qui est destiné l'entretien professionnel ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, doit organiser des entretiens professionnels. Tous les salariés sont concernés, peu n’importe :

• La nature de leurs contrats : salariés en CDI, CDD, alternants en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage.
• Le temps de travail imposé : temps partiel ou temps plein.

Selon l’article 2 du décret n° 2012-1526 susvisé, cet entretien donne lieu à un compte rendu.

 

Organisation pratique de l'entretien professionnel

Modalités et planification de l'entretien professionnel

Les entretiens professionnels ont lieu tous les deux ans, à partir de la date d’entrée du salarié dans l’entreprise. En revanche, les supérieurs hiérarchiques peuvent les organiser selon une périodicité différente. En effet, ils peuvent le proposer systématiquement aux salariés s’ils reprennent leur activité après une période d’interruption :

• Congé sabbatique
• Congé de maternité
• Arrêt maladie de plus de 6 mois
• Congé de proche aidant
• Mandat syndical

Pour assurer son bon déroulement, plusieurs modalités doivent être considérées.

Tout d'abord, il est important de fixer un horaire convenable pour toutes les parties impliquées. La date et l’heure de l’entretien doivent être précisées au niveau de la convocation. Il faut informer le salarié suffisamment à l'avance afin qu'il puisse se préparer en conséquence.

Ensuite, il convient de déterminer le lieu où se déroulera l'entretien. Celui-ci peut avoir lieu dans un bureau, une salle de réunion ou tout autre endroit propice à la confidentialité des échanges.

Pensez également à prévoir les documents nécessaires à l'entretien. Cela comprend notamment les informations sur le salarié concerné, ainsi que tout document pertinent lié aux objectifs et aux attentes fixés pour l’entretien professionnel. La participation des chargés RH peut apporter un regard complémentaire sur la situation professionnelle du salarié. Une fois ces modalités organisées et communiquées aux différentes parties impliquées, l'entretien professionnel peut être efficacement préparé.

Plusieurs outils vous aident à mieux planifier l’entretien professionnel. C’est notamment le cas du logiciel de gestion RH. Il vous aide à gérer les plannings, durées d’activité et suivre en temps réel l’évolution des indicateurs RH (absentéisme, etc.) En optant pour cet outil, vous pouvez mieux gérer l’activité de vos salariés !

 

Guide étape par étape pour conduire un entretien professionnel

Introduction à l'entretien

Pour mener un entretien professionnel, il faut tout d’abord créer une atmosphère propice à la discussion. Avant toute chose, accueillez le salarié chaleureusement et mettez-le à l'aise. Présentez brièvement le déroulement de l'entretien, en expliquant les objectifs et les attentes mutuelles. Rassurez le salarié sur la confidentialité des échanges et encouragez-le à s'exprimer librement : bref, instaurez un climat de confiance.

Établissement du contexte de l'entretien

Prenez le temps d'évoquer les exigences du poste occupé par le salarié ainsi que son évolution depuis son arrivée dans l'entreprise. Cela permettra d'évaluer les compétences déjà acquises. N'hésitez pas à poser des questions sur les missions réalisées, les responsabilités assumées et les résultats obtenus.

Discussion sur le poste actuel

Cette étape est indispensable pour évaluer les performances du salarié dans son poste actuel. Discutez avec lui des points forts qu'il a pu développer, des compétences qu'il a acquises et des défis auxquels il a été confronté. Encouragez-le à exprimer ses réussites, mais aussi ses difficultés éventuelles. Ce dialogue ouvert permettra d'identifier les axes d'amélioration et de fixer des objectifs réalistes pour l'avenir.

Bilan des actions depuis le précédent entretien

Il est important de faire un retour sur les actions engagées depuis le dernier entretien professionnel. Faites le point sur les objectifs fixés et vérifiez s’ils ont été atteints. Discutez des réussites et les éventuels obstacles rencontrés. Cela permettra d'évaluer la progression du salarié et de reconnaître ses efforts.

Exploration des opportunités de carrière

Profitez de cet entretien pour aborder les aspirations professionnelles du salarié et discuter des opportunités d'évolution. Posez-lui des questions sur ses ambitions à court et à long terme, ses intérêts ainsi que les compétences qu'il souhaite développer. Cette étape favorise un dialogue constructif pour définir un plan de développement de carrière.

Planification des actions futures

Une fois les objectifs fixés et les opportunités explorées, il est temps d'établir un plan d'action concret. Identifiez les actions à entreprendre, les formations à suivre ou les projets à mettre en place. Assurez-vous que ces actions soient réalisables et réalistes. Restez neutre ! il ne faut pas prendre parti ou de formuler des promesses hasardeuses.

Synthèse et observations finales

Terminez l'entretien en faisant une synthèse des discussions qui ont eu lieu tout au long de l’entretien. Récapitulez les points clés abordés ainsi que les décisions prises. Encouragez le salarié à poser toutes les questions qu'il pourrait avoir avant de conclure l'entretien.

 

Stratégies efficaces pour un entretien professionnel réussi

Clarification des objectifs de l'entretien

L'une des stratégies clés pour réussir un entretien professionnel est de clarifier les objectifs que vous souhaitiez atteindre. Avant l'entretien, prenez le temps d'établir quels sont vos principaux objectifs (évaluer les compétences du salarié, discuter de ses perspectives d'évolution, fixer des actions concrètes pour améliorer sa performance... )

Importance de la préparation

En étant bien préparé avant l'entretien, vous serez en mesure de mieux gérer les éventuelles situations délicates ou les désaccords. Vous pourrez anticiper les points sensibles et réfléchir à la manière dont vous les aborderez de façon constructive. En examinant le bilan des actions réalisées depuis le dernier entretien, vous pourrez évaluer la progression du salarié et identifier les domaines où un soutien supplémentaire peut être nécessaire.

Implication du manager dans le processus

En tant que manager, il est important de créer un environnement propice à la communication et à l'échange. Montrez-vous ouvert et disponible pour écouter activement le salarié.

Création d'un guide pour l'entretien

Pour faciliter la conduite de l'entretien professionnel, il peut être utile de créer un guide comprenant les questions clés que vous souhaitiez poser au salarié. Ce guide vous permettra de structurer votre entretien et de ne rien oublier d'important. N'hésitez pas à personnaliser votre guide en fonction du profil en question.

Maintenir une attention totale

Évitez les distractions et concentrez-vous pleinement sur la discussion. Montrez à votre interlocuteur que vous êtes réellement intéressé par ce qu'il a à dire. Posez des questions pertinentes et écoutez attentivement ses réponses.

Instauration d'un climat agréable

Pour favoriser un échange constructif lors de l'entretien professionnel, veillez à instaurer un climat agréable dès le début de la rencontre. Faites preuve d'empathie, soyez ouvert et bienveillant. Laissez également au salarié suffisamment d'espace pour s'exprimer et partager ses idées.

En suivant ces stratégies, vous réussirez sans doute votre entretien professionnel. Gardez toujours à l'esprit qu'il s'agit d'un moment privilégié pour échanger avec le salarié, lui donner des feedbacks constructifs et assurer son développement professionnel au sein de l'entreprise !