Gérer vos données avec Poplee Socle RH

Les enjeux d’une bonne gestion des données RH

Répondre aux exigences légales

Un salarié génère un flux continu de données, comprenant des informations personnelles, des congés, des heures de travail, des formations, des performances, des évolutions salariales, etc. La manipulation de ces données est encadrée par le RGPD dont les 4 principes sont les suivants :

• Finalité et pertinence de la donnée : les employeurs ne doivent récolter que les données nécessaires.
• Conservation de la donnée limitée dans le temps : elle est limitée de 2 à 5 ans selon la nature des données.
• Sécurité et confidentialité : l’employeur se doit de garantir la sécurité des données collectées.
• Reconnaissance du droit des personnes : l’employeur doit pouvoir garantir l’accès, la modification et la suppression.

Une gestion optimisée des données est essentielle afin de produire facilement les documents et rapports légaux tels que le bilan social, la DOETH ou encore le rapport BDESE. De plus, cela permet également d’anticiper les éventuels contrôles et d’avoir les données nécessaires à portée de main.

Fiabiliser la paie avec des données justes

En effet, chaque mois, la production de la paie nécessite :

• la mise à jour des salaires et du dossier du personnel,
• la gestion des entrées/sorties,
• la collecte, au contrôle et au traitement des données variables.

De ce fait, les équipes RH ont besoin de données fiables et à jour afin de calculer les salaires et les cotisations de chaque collaborateur.

Anticiper les décisions RH pour une meilleure gestion des talents

L’un des enjeux d’une bonne gestion des données est l’optimisation de la gestion des talents.

En effet, cette dernière va permettre aux fonctions RH de prendre de meilleures décisions tout en anticipant les besoins futurs de l’entreprise (optimisation du processus de recrutement et d’onboarding …). Cela peut également permettre de :

• fidéliser les collaborateurs
• suivre la performance globale des équipes

Les 3 étapes pour exploiter efficacement les données de ses collaborateurs

#1. Ne collecter que les données pertinentes et bien les trier 

Avec la digitalisation des processus RH, la gestion des données devient cruciale. Il est essentiel d'optimiser cette gestion en ne conservant que les données pertinentes.

Cela inclut des aspects légaux tels que la constitution du contrat de travail et la déclaration des cotisations.

Cependant, certaines données, bien qu'elles ne soient pas obligatoires, sont indispensables pour la gestion quotidienne d’une entreprise (évolution, performances, maintien des compétences, satisfaction …)

Une fois les données collectées, il est préférable de les catégoriser afin de pouvoir les exploiter en toute simplicité.

#2. Définir les rôles pour la gouvernance des données

Une gouvernance efficace des données permet d'homogénéiser les pratiques de collecte et de traitement des données.

Les méthodes divergentes de collecte et de traitement des données par chaque manager RH peuvent conduire à des pertes d'informations ou rendre les données inexploitables.

Afin d’améliorer la qualité de vos données, il est essentiel de :

• Nommer un référent principal : son rôle est de coordonner l’ensemble des parties impliquées dans la gestion des données collaborateurs. Il collabore avec le service juridique et le service informatique concernant la protection des données.
• Attribuer des rôles additionnels par processus métier : il faut définir un représentant par métier.

#3. Centraliser les données RH pour une gestion efficace

Afin d'optimiser la performance et de simplifier l'interprétation des données, il est indispensable de centraliser les informations.

Cette centralisation limite l'éparpillement des données, réduisant ainsi le risque de perte d'informations.

Un outil tel que Poplee Socle RH facilite le partage d’informations entre collaborateurs. Le logiciel permet à chaque équipe d’avoir accès aux mêmes informations, ce qui réduit le risque d'incompréhension et d'asymétrie de l'information.