Optimisez vos processus comptables avec le Fast Closing

Répondre aux attentes des partenaires et aux obligations légales

Le Fast Closing représente la capacité d’une entreprise à réaliser une clôture comptable en quelques jours quelle que soit sa fréquence (mensuelle trimestrielle semestrielle annuelle). Processus d’amélioration continue, le Fast Closing sert à prouver la qualité des informations comptables, financières et de gestion. La publication rapide de ce type d’informations permet d’accroître la notoriété et le sérieux d’une entreprise (PME, ETI, grands groupes). Le délai de clôture des comptes témoigne de la performance et l’efficacité des entreprises.

Toute entreprise doit répondre à l’obligation légale de fournir une comptabilité générale pour la tenue des comptes, leur régularité, leur exhaustivité, leur caractère probant et leur conformité. Lorsqu’une entreprise est rattachée à un groupe, elle peut être soumise à des règles de consolidation des comptes. Quant aux sociétés cotées en bourse, elles ont soit la possibilité de tenir une double comptabilité soit effectuer un retraitement leur permettant de produire des états comptables correspondant au standard international IAS/IFRS.

La fonction Finance perçue comme « business partner »

En multipliant la fréquence des clôtures, les entreprises peuvent gagner en agilité et en réactivité. Si les engagements stratégiques d’une entreprise (lancement d’un produit, ouverture d’une filiale, investissements dans l’outil de production, etc.) ne correspondent pas à cette situation, cela risquerait d’impacter le nombre de ses activités quotidiennes.

Les actions relatives à la finance : achats, stocks, recrutements, recours ou non à l’intérim peuvent être réajustées au regard de la connaissance précise, à un instant « T », du niveau des ventes, du taux de remplissage du carnet de commandes ou du nombre de devis en cours.

La clôture mensuelle permet à une entreprise de bénéficier d’indicateurs fiables notamment l’analyse des écarts entre performance réelle et prévue afin de guider les opérationnels dans leur prise de décision. C’est ainsi que la fonction Finance est perçue comme un « business partner » en apportant son soutien aux métiers et en participant au pilotage de la performance de l’entreprise. Lorsqu’un besoin en liquidité est anticipé, la ligne de trésorerie ouverte par le banquier s’effectuera dans de meilleures conditions et à des taux intéressants.

Un projet d’envergure

Lors d’un processus de Fast Closing, de nombreux acteurs y sont impliqués : collaborateurs en interne, partenaires financiers, informatiques, cabinets d’expertise comptable ou encore, commissaires aux comptes. La direction générale dont les directions opérationnelles doivent également participer à ce projet important et être informés de la mise en place des procédures. Il est recommandé de faire travailler les services d’entreprises complémentaires à savoir : le contrôle de gestion, qui vérifie les charges analytiques de l’entreprise avec la comptabilité générale, qui les examine de façon transverse. Le processus se déroule en 4 étapes :

Une meilleure optimisation de la collecte de données

Le Fast Closing dépend des processus des marchés financier et comptable. Il existe deux types de données qui permettent d’alimenter le Fast Closing :

• les données comptables générées automatiquement par des systèmes informatiques périphériques
• les données produites au quotidien par des contributeurs utilisateurs : les engagements de dépenses des acheteurs ou les prévisions des ventes, les notes de frais les devis des commerciaux, les commandes livrées mais pas encore facturées, etc.

Les processus de production doivent être rationnalisés et optimisés. Le commercial peut ensuite saisir ses devis, indiquer un taux prévisionnel de transformation, les flux de trésorerie, les prévisions de règlements clients ou les échéances des factures puis partager ces données avec l’entreprise. Le collecteur comptable et financier doit être averti de tous les événements survenant au sein de l’entreprise, impactant les arrêtés de comptes. Le délai moyen de production des comptes est de 40 jours pour la plupart des entreprises.

Les phases de traitement et d’analyse

Le système informatique comptable a pour mission de traiter efficacement tous ces volumes de données, en interne ou en mode cloud. Afin de mener à bien cette tâche, il doit disposer d’une puissance de calcul suffisante pour intégrer des outils de croisement, de tri, de rapprochements et de pondération des données. Le taux prédictif de transformation permet d’enrichir la donnée « devis » en l’état ou après renégociation commerciale. La donnée « règlement de factures » prend en considération les délais moyens réels de paiement des clients, au-delà des échéances prévues.

De nos jours, les logiciels ERP ou les suites financières contribuent à améliorer la performance d’une entreprise. Un logiciel ERP facilite également l’automatisation des processus, en les fiabilisant et en intégrant des « diffuseurs d’alertes » sur des indicateurs essentiels. La mise en place d’un portail d’entreprise (EIP, Enterprise Information Portal) donne aux utilisateurs un accès rapide aux informations essentielles du Fast Closing. Ce dispositif permet de gagner en réactivité et d’améliorer la prise de décision en matière de pilotage des activités quotidiennes de l’entreprise.

Le retour d’expérience de Cogespa

Cogespa est un groupe antillais spécialisé dans le holding réunissant une soixantaine de sociétés dans les domaines du négoce de matériaux et de matériel, de la fabrication de peinture, de l’élevage bovin et de l’immobilier. Christophe Denuzière, Directeur Administratif et Financier du groupe Cogespa nous décrit les aléas du modèle économique des sociétés spécialisées dans l’immobilier :

 

Le modèle économique du pôle immobilier repose sur l’endettement, au moins pour la partie de promotion immobilière et de commerce de biens. Ne pouvoir présenter notre bilan n-1 qu’en juin pour monter un dossier de financement qui serait examiné en septembre et déclencherait un crédit en novembre nous ferait tout simplement perdre un an ! 

 

Christophe Denuzière, Directeur Administratif et Financier du Groupe Cogespa

Cependant, grâce à Sage FRP 1000, solution en mode SaaS permettant de traiter les données financières en temps réel, Cogespa bénéficie d’une validation des comptes sociaux dès le mois de mars.

 « Notre comptabilité est gérée en flux tendu. Toutes les pièces sont saisies en temps réel – en fait, dématérialisées localement et intégrées dans le système par notre service central – et les états de rapprochement bancaire sont effectués à J+2. » indique Christophe Denuzière.

Comme le souligne Christophe Denuzière, cette réactivité présente des avantages sur le traitement des données et le gain de temps concernant la production des comptes sociaux :

 

Nous sommes en mesure de détecter et de traiter immédiatement toute anomalie ou dérapage par rapport au budget. Nous sommes aussi désormais capables de produire nos comptes sociaux en temps et heure par rapport à notre enjeu d’accès au crédit. Disposer au plus tôt dans l’année d’une ligne de crédit compatible avec nos ambitions demeure stratégique. 

 

Christophe Denuzière, DAF du Groupe Cogespa