10 conseils pour bien gérer vos notes de frais

Conseil n°1 : Analysez vos postes de dépenses  

Pensez à collecter vos données dans un tableau afin de calculer la moyenne des dépenses annuelles d’un collaborateur et les montants remboursés par type de frais.

Cette méthode vous aidera à respecter votre politique d’engagement de frais.

Conseil n°2 : Plafonnez les dépenses des repas en déplacement

Les repas représentent le quart des frais professionnels. Le coût des déjeuners d’affaires étant plus élevé que les repas en mission, il est préférable de fixer des plafonds adaptés aux types de repas.

Conseil n°3 : Régularisez les titres-restaurant et économisez 135 € par salarié et par ans

Un repas ne doit pas être financé deux fois par l’employeur. Pensez à régulariser les titres-restaurant des salariés qui déclarent des déjeuners en note de frais. Pour régulariser les tickets repas, deux options s’offrent à vous :

• Retenir la part patronale des titres reçus en trop sur la fiche de paye
• Ôter autant de titres sur la prochaine souche distribuée au salarié

Conseil n°4 : Récupérez scrupuleusement la TVA pour économiser 2,5% de vos frais

En appliquant les règles fiscales, vous pouvez économiser 2,5 % de vos frais. La moitié des dépenses est éligible à la récupération de la TVA, à un taux moyen de 13 %. La déduction se fait également sur les repas en mission.

Conseil n°5 : Débarrassez-vous de vos justificatifs papier

Depuis avril 2017, la législation française autorise la numérisation des factures papier.

Des connecteurs vous permettent de les récupérer directement via des plateformes e-commerce. Les justificatifs doivent être enregistrés au format PDF et recevoir une signature électronique. Pour répondre aux conditions légales d’archivage, la solution d’archivage doit garantir la pérennité du document pendant les 6 ans de conservation légale.

Conseil n°6 : Adoptez des moyens de paiements dédiés

En France, près de 20% des notes de frais sont supérieures à 500 euros par mois.

C’est pourquoi, des cartes de paiement sont mises en place pour optimiser le traitement des notes de frais.

Conseil n°7 : Simplifiez votre circuit de validation

 Deux niveaux d’approbation permettent de contrôler correctement une note de frais :

1. Les responsables hiérarchiques ou chefs de projet évaluent si une dépense correspond aux missions d’un salarié
2. Le service comptable vérifie que les dépenses respectent bien la politique de frais

Conseil n°8 : Traitez les notes de frais au fil de l’eau

Mettez en place un traitement régulier dans le traitement de vos notes de frais. Vous n’êtes pas dans l’obligation de rembourser les frais par la paie. La DSN vous impose seulement d’indiquer le montant à titre informatif.

Conseil n°9 : Soyez régulier dans le traitement des notes de frais

Il est fortement recommandé aux comptables de procéder à des contrôles partiels des frais des salariés. Près de 60 % des notes de frais passent à la comptabilité, sans contrôle poussé.

La mise en place d'une politique de frais permet d’écarter les dépenses qui n’entrent pas dans le cadre de frais professionnels (week-ends, doublons…).

Conseil n°10 : Optez pour un logiciel adapté

L’utilisation d’un outil adapté comme Cleemy notes de frais vous permet d’optimiser votre gestion comptable RH.

Également disponible sous forme d’application mobile, il vous permet de gérer vos notes de frais depuis n’importe où et n’importe quand.