RH : Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

On peut dès lors envisager par exemple la récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant. Mais alors quelle est la procédure à suivre pour profiter d’une note de frais avec TVA récupérable ? On vous explique tout !

Récupérer la TVA sur les notes de frais : ce que dit la loi

Pour une récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant ou autre, il faut bien évidemment se référer à la réglementation en vigueur. Selon la loi, l’entreprise est tout à fait autorisée à effectuer la récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant ou autre. Étant elle-même redevable de la TVA, elle peut la déduire de ses dépenses. En ce qui concerne les modalités de paiement et de remboursement, elles diffèreront selon le régime de TVA choisi.

Cela étant, il faudra s’assurer de certains critères avant de demander la récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant ou autre comme :

• Le fait que la dépense ait été réalisée dans l’intérêt de l’entreprise
• Disposer de la facture originale de la dépense
• La facture doit faire apparaitre le nom de l’entreprise et non celui du salarié
• La TVA doit être exigible chez le fournisseur

Dans tous les cas, l’entreprise se doit de rembourser la totalité de la facture au salarié, que la TVA soit déductible ou non.

Les cas particuliers en ce qui concerne la récupération de la TVA

Si la récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant et bien d’autres dépenses encore est tout à fait possible, il existe des cas particuliers qui ne permettent pas à l’entreprise de récupérer la TVA. C’est notamment le cas en ce qui concerne les frais de déplacement, d’hébergement, de repas, et d’autres frais qui sont considérés comme des dépenses professionnelles courantes.

Les frais de déplacement

En ce qui concerne les frais de déplacement, les règles qui s’appliquent peuvent varier selon les cas de figure :

• Les dépenses de train, d’avion et bateaux ne donnent droit à aucune récupération puisque ces dépenses ne supportent pas la TVA
• Les frais de parking ne donnent pas droit à une récupération sauf si les places de stationnement sont réservées aux clients, visiteurs et salariés de l’entreprise
• Les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à la TVA
• Les frais de péage donnent droit à une récupération
• Les frais de carburant sont plus complexes et dépendent du type de carburant et de véhicule, il faut donc se renseigner au cas par cas

Les frais d’hébergement

En ce qui concerne les frais d’hébergement, une note de frais avec TVA récupérable n’est pas toujours possible non plus. L’entreprise ne peut donc pas récupérer la TVA sur les frais d’hébergement de ses salariés. En revanche, elle le peut si ces derniers prennent un repas au sein de la structure comme le petit-déjeuner ou encore un repas au sein de l’hôtel par exemple. Dès lors, la récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant est possible à condition qu’elle fasse l’objet d’une ligne spécifique sur la facture.

Les frais de repas

En ce qui concerne la récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant, c’est tout à fait possible ! Un salarié qui consomme un repas seul permet de récupérer la TVA à l’entreprise, mais c’est aussi le cas pour un repas entre collègues ou encore un repas d’affaires. Il suffit que le repas ait été pris dans un cadre professionnel pour profiter de la récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant.

Pour un montant de moins de 150€ HT, un reçu suffit. Sinon, il faudra créer une facture qui précise le nombre de couverts, mais aussi l’identité et la fonction des convives.

Les autres frais

Enfin, on peut aussi citer les frais de cadeau qui peuvent aussi donner lieu à une note de frais avec TVA récupérable si le montant ne dépasse pas 69€ TTC par client.

Comment faciliter la gestion des notes de frais et la récupération de TVA ?

Dans une grande entreprise, ce sont de nombreuses notes de frais qui peuvent se cumuler au fil du temps et qui peuvent être difficiles à gérer pour les services RH notamment dans le cadre de la récupération de la TVA. La récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant peut alors nécessiter plusieurs étapes et impacter l’emploi du temps des membres du personnel.

Heureusement, il existe des solutions de gestion des notes frais comme Cleemy ou Silae Expense pour enregistrer et traiter la TVA récupérable bien plus facilement. Un logiciel SIRH qui permet aussi une gestion comptable et financière peut faire toute la différence. Il va permettre l’intégration de la note de frais parfois simplement en la prenant en photo avec son smartphone, son enregistrement, son stockage, mais aussi son traitement pour que le salarié soit remboursé et la TVA récupérée.

Une récupération de la TVA sur une note de frais de restaurant devient alors grandement facilitée aussi bien pour les salariés que pour les équipes RH et comptables. Par ailleurs, les données sont parfaitement classées et stockées pour disposer de chaque justificatif de note de frais avec TVA récupérable si nécessaire. Après enregistrement de la demande, les équipes RH auront simplement à passer le relais à l’équipe comptable par la suite pour effectuer la récupération de la TVA.