Pourquoi choisir une solution ERP pour sa PME ?

ERP pour Entreprise Ressource Planning est un terme aujourd’hui communément utilisé pour désigner la gestion d’un groupement de fonctionnalités connectées à une seule et même base de données. A la différence d’un CRM ayant pour objectif le management du client, l’ERP se destine principalement à la gestion interne des opérations.

Ainsi, un ERP peut être employé pour une variété de métiers tels que la finance, la supply chain, la gestion de projet ou encore les ressources humaines. Ces derniers peuvent être généralistes, offrant une couverture fonctionnelle par métier (RH, comptabilité, finance, Paie & RH etc) ou bien spécialisés en proposant une couverture par industrie (négoce, production, banque, tourisme etc).

Du côté des ERP pour PME, nous retrouvons sensiblement les mêmes fonctionnalités avec toutefois quelques spécificités propres à la taille d’entreprise. En effet, avec des budgets inférieurs aux grandes entreprises et des compétences informatiques internes limitées, les ERP pour PME doivent répondre à un besoin métier précis et être adaptables. Les tarifications de ces outils sont généralement moins conséquentes et la couverture fonctionnelle précise vise à éviter les solutions de gestion trop conséquentes dont la PME n’aura pas l’utilisation.

Voyons désormais quels facteurs sont annonciateurs d’un besoin en ERP.

#1 Vos systèmes ne sont pas communiquant

Si les différentes technologies au sein de votre PME ne sont pas compatibles (par exemple les congés de vos salariés ne sont pas directement intégrés dans la comptabilité) alors cela signifie que votre système ne bénéficie pas de l’interopérabilité nécessaire à une gestion transversale des informations. Vos collaborateurs manquent donc de mobilité et votre productivité se voit amoindrie.

#2 Une couverture fonctionnelle basique

Si les mises à jour de votre ERP ne sont pas fréquentes et qu’aucune avancée fonctionnelle n’a été réalisée, alors il est fortement probable que votre système soit archaïque. En conséquence, la sécurité de vos données est obsolète et la conformité réglementaire dépassée.

#3 Vous ne répondez plus à la demande des clients

Vos clients sont mobiles et votre personnel aussi. C’est pourquoi, votre système informatique doit permettre de vous adapter aux enjeux des nouveaux modes de travail et de consommation. Ainsi, si votre ERP ne participe pas à l’amélioration de la satisfaction client (en optimisant les délais de livraison par exemple) et celle de vos collaborateurs, alors vous perdrez tout aussi bien vos clients que vos salariés.

Gain de temps

Intégrer un ERP dans son système d’information permet de faciliter la saisie des données. L’objectif est de bannir l’utilisation de documents Excel et d’en finir avec les erreurs de saisie manuelle. Également, un ERP pour PME assure la transversalité des informations et facilite la collaboration grâce à l’interopérabilité des systèmes. Cette parfaite coordination des équipes offre à la fois un fort sentiment d’appartenance tout en dopant la productivité.  

Evolutivité 

Dans un contexte d’évolutions légales et règlementaires constantes, l’ERP s’inscrit comme un véritable allié pour la PME dont la capacité à se conformer rapidement reste limitée. Grâce aux mises à jour automatiques, les éditeurs des solutions ERP intègrent directement les nouveautés légales au sein même de la solution. Mais aussi, tout comme votre PME croît, votre solution de gestion évolue au gré de vos besoins en termes de couverture métiers et nouvelles technologies (Intelligence Artificielle, Machine Learning etc).

Personnalisation de la solution

Très généralement, pour que l’ERP s’associe parfaitement à la technicité de votre activité, des développements applicatifs sont nécessaires. Et la force de l’ERP réside dans sa capacité à supporter les paramétrages des applications métiers réalisés en fonction de vos besoins.

Unicité des données 

L’essence même d’un logiciel ERP est de fluidifier le système d’information souvent complexe de l’entreprise via une seule et même solution de gestion. En tant que décisionnaire, l’ERP vient donc renforcer la pertinence du pouvoir décisionnel de la PME avec des KPIs métiers poussés, personnalisables et accessibles à tout moment.

Finance et Comptabilité

• Obtenir des informations financières en temps réel et disposer d’une vue stratégique pour une prise de décision rationnelle.
• Suivre les budgets, la trésorerie et les immobilisations à l’aide de tableaux de bords et de rapports automatiques.
• Rester conforme aux normes comptables et financières (Françaises ou Internationales) tout en enregistrant les opérations en bonne et due forme.
• Automatiser la saisie des documents comptables et clôturer les exercices plus rapidement.

Supply Chain

• Valoriser le stock avec des méthodes conformes (CMUP, LIFO, FIFO)
• Automatiser le processus de commandes et anticiper les ruptures de stocks.
• Réduire les coûts de gestion avec une parfaite synchronisation de la logistique, des entrepôts et du transport.
• Livrer vos clients plus rapidement et les fidélisez.   
• Améliorer la satisfaction client grâce au contrôle de qualité et aux informations prédictives.

Gestion de projet

• Travailler sur des projets communs, impliquer deux ou plusieurs services dans la réalisation d’un projet d’envergure à l’aide d’un partage de données en temps réel, d’une planification des tâches et des ressources.
• Organiser les projets de façon à maintenir les deadlines et maximiser la rentabilité.
• Disposer d’outils de Business Intelligence pour analyser, chiffrer et contrôler le projet. 

Gestion de la relation client

• Gérer efficacement et automatiquement vos forces de ventes.
• Gérer le service clients (pré paramétrages et emails personnalisés, création d’agents conversationnels).
• Gérer vos campagnes marketing et développez-les pour attirer des prospects qualifiés.
• Disposer d’une parfaite connaissance de vos clients (parcours d’achat, produits achetés, tendances de consommation).

#1 La sélection de l’ERP

Choisir l’ERP parmi la multitude d’offres disponibles sur le marché est le premier obstacle que la PME doit affronter. Avec des solutions généralistes, spécialisées par secteur d’activité ou par taille d’entreprise, la probabilité d’adopter une solution non adaptée à ses besoins est forte. De la même manière, avec une telle offre de logiciels disponibles, il s’agit de trouver la solution dont la tarification rentrera dans les budgets de la PME.

#2 La technicité

L’intégration d’un nouvel ERP implique un changement des postes de travail, une optimisation de la performance des serveurs et soulève la problématique de l’hébergement. Sans consolidation de votre infrastructure informatique, l’utilisation d’un ERP s’avérera contre-productif. De ce fait, vous devrez choisir un mode d’hébergement spécifique (Cloud, VPS, physique…) tout en considérant les coûts associés et la sécurité des données.

#3 La qualité de la donnée antérieure

La qualité de la donnée est aujourd’hui un élément capital. Toutefois, la migration d’une base de données issue de classeurs Excel ou d’un ancien ERP peut engendrer des informations erronées dans le nouvel ERP.