La digitalisation du contrôle de gestion

Quel est le rôle du contrôle de gestion ?

Le contrôle de gestion mesure l’atteinte des objectifs et analyse les pratiques de gestion d’une entreprise afin de mieux maîtriser les performances. Il doit avoir une connaissance précise de l’entreprise afin de connaître les besoins et l’état des ressources.

Les missions du contrôle de gestion sont regroupées en 4 catégories :

• la mise en place de processus et méthodes nécessaires au pilotage de l’entreprise
• le suivi des résultats
• participer à la gestion des objectifs économiques et des ressources nécessaires pour les atteindre
• le choix des indicateurs clés des tableaux de bord

La digitalisation du contrôle de gestion, nouvel enjeu pour les entreprises

Aujourd’hui, 80% de ces données ne sont pas utilisables car elles sont mal exploitées. C’est pourquoi, chaque collaborateur doit savoir comment exploiter et utiliser la donnée. La conduite du changement passe par des formations pour les collaborateurs afin de les sensibiliser au mieux au traitement de la donnée.

 

La qualité de la donnée est importante. Une donnée mal saisie descendra dans le système décisionnel. Si aucune phase de processus n'a été faite en amont, la data ne sera pas exploitable. 

 

Pauline Colmagro, Responsable Centre Expertise Data au sein d’Absys Cyborg 

Le support et les outils décisionnels deviennent de plus en plus importants. Le contrôle de gestion doit s’adapter aux contraintes fixées par son principal fournisseur : la comptabilité. Le reporting nécessite un retraitement manuel des données comptables.

Les ressources du contrôle de gestion sont souvent cannibalisées par la production manuelle de leurs chiffres. L’absence d’utilisation de logiciel de gestion est marquée par l’importante utilisation d’Excel.

Avec la mouvance de l’environnement économique, l’utilisation de la technologie devient un vecteur de digitalisation du contrôle de gestion. Les processus de reporting deviennent inadaptés et requièrent l’utilisation d’outils plus performants comme la solution modulaire Sage FRP 1000 Reporting Financier permettant de contrôler et suivre les indicateurs financiers en temps réel.  

Le contrôle de gestion doit comprendre le fonctionnement d’une entreprise pour aider les opérationnels à optimiser les processus et les coûts. C’est pourquoi, les études menées par la DFCG (L’association des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion) montrent que 57% des changements en entreprise concernent les outils alors que 53% concernent les processus. Le changement d’outil est plus marqué dans les entreprises ayant un chiffre d’affaires inférieur à 1 milliard d’euros. Cependant, dans les grands groupes, nous observons d’importants changements au sein des processus.

Comment digitaliser le contrôle de gestion ?

Hormis la réglementation de la loi Sapin 2 régie par l’Agence Française Anticorruption, le contrôle de gestion a un rôle important à jouer dans le processus de digitalisation. En effet, l’adaptation est fondamentale pour assurer la pérennité du business.

Des outils comme la technologie OCR, la RPA (Robotic Process Automation) ou encore, l’utilisation du cloud ont changé le quotidien des comptables et augmenté leur productivité. C’est pourquoi, investir dans des outils de gestion décisionnels est primordial pour la digitalisation du contrôle de gestion.

Les outils ERP

L’utilisation d’outils ERP permet de paramétrer les tableaux de bord pouvant être intégrés et paramétrés selon les besoins. Ces outils contribuent au traitement et à l’analyse d’importants volumes de données. Les entreprises ont besoin d'une donnée qualifiée et rapidement accessible afin de la transmettre à leurs exploitants.

Les outils de planification de ressources d’entreprise ont mis l’accent sur les données d’entreprises structurées. Le Big Data est souvent exprimé par les 5V: Volume, Vitesse, Variété, Véracité et Valeur. En effet, ces dernières années, la capacité de donner du sens à un volume de données provenant de sources internes et externes, n’a cessé de croître. La digitalisation du contrôle de gestion doit s’appuyer sur des outils de reporting et de tableaux de bord pour mieux exploiter la donnée.

Les outils de reporting et tableaux de bord

Le contrôle de gestion joue également un rôle de business partner dans l’accompagnement des corps de métier. Il gère un important volume de données par le biais d’outils de business intelligence (maillage interne) et de datavisualisation comme la Power BI. Ces outils dédiés permettent non seulement d’analyser les données mais aussi de proposer aux décideurs des reporting structurés tout en optimisant leur production.

Incontournables dans le pilotage de l’activité d’une entreprise, les tableaux de bord sont des outils de suivi efficaces dans la digitalisation du contrôle de gestion. Les tableaux de bord apportent notamment une plus-value au contrôle budgétaire. Ils permettent de centraliser les données et de définir les indicateurs clé en temps réel (fonds de roulement net global, trésorerie etc.)

Les outils de reporting structurés apportent une valeur ajoutée dans le pilotage financier et la performance de l’entreprise. La visualisation des données dans Power BI est plus synthétique avec des délais de production plus courts.

C’est pourquoi, il existe des solutions pouvant s’implanter directement dans Excel comme Sage BI reporting afin d’améliorer la qualité et l’intégrité des données en temps réel. Près de 80% des fichiers Excel comportent au minimum une erreur liée à la répercussion automatique des modifications.