Fast closing : accélérer la clôture comptable

Qu’est-ce que le Fast Close ?

Le Fast Close consiste à accélérer significativement le processus de clôture des comptes pour publier les états financiers (bilan, compte de résultat, annexes) dans des délais très courts après la fin de la période comptable (mois, trimestre, année). L’objectif est de fournir une information financière fiable aux parties prenantes internes (direction, actionnaires) et externes (investisseurs, analystes, régulateurs) de manière très réactive.

Ce type de clôture ultra-rapide devient progressivement la norme dans certains secteurs comme la banque ou la grande distribution, où la réactivité est centrale. Pour la plupart des entreprises, un objectif de clôture en J+5 ou J+10 est déjà considéré comme du Fast Close.

Cette prouesse repose sur une organisation « en flux tendu » de la comptabilité. Toutes les pièces comptables sont dématérialisées et intégrées dans un système d’information en continu, à l’image de notre solution Sage FRP 1000 qui permet de traiter les données comptables en temps réel. Cette saisie “au fil de l’eau” permet de fiabiliser les comptes en continu, avec par exemple des états de rapprochement bancaires réalisés à J+2 !

Quels sont les avantages du Fast Close ?

C’est une question que nous posent souvent nos clients : à quels enjeux d'une PME ou d'une grande entreprise répond le Fast Close ? D’expérience, nous classons les avantages recherchés en 3 grandes catégories.

Disposer d’une information financière fiable et actualisée

En accélérant la production des comptes, le Fast Close offre aux dirigeants une visibilité en quasi-temps réel sur la performance financière de l’entreprise. Prenons un exemple : dans un processus traditionnel, les comptes mensuels ne sont disponibles que 20 à 30 jours après la fin du mois, le temps de collecter les factures, de pointer les comptes, de passer les écritures de cut-off. C’est long, et pendant ce temps, le dirigeant navigue à vue.

Avec le Fast Closing, l’objectif est de réduire ce délai à 5-8 jours ouvrés. Cette amélioration change tout ! Dès le 6 du mois, le contrôleur de gestion peut analyser les résultats, les confronter au budget, identifier les écarts de performance. Si la marge s’érode sur un contrat, si les frais généraux dérapent, si le BFR se dégrade, c’est détecté immédiatement.

Le Codir qui se réunit le 10 dispose ainsi d’une information à jour et fiable pour prendre des décisions : ajuster les prix, renégocier un contrat fournisseur, geler des embauches. Plutôt que de constater les dégâts a posteriori, il peut infléchir le management, réviser le plan stratégique en temps réel.

Respecter les exigences réglementaires et se comparer favorablement aux concurrents

Pour une entreprise cotée, la pression du marché pour une information financière rapide et fiable est maximale. Les dernières réformes européennes ont encore raccourci les délais légaux de publication : 4 mois après la clôture pour les comptes annuels, 3 mois pour les semestriels, sans parler des indicateurs trimestriels exigés par les investisseurs.

Avec un processus traditionnel, tenir ces délais est difficile. Chaque jour compte, chaque retard des filiales met en risque le planning de clôture. Sans compter les allers-retours avec les auditeurs qui ont eux-mêmes des agendas ultra-serrés.

L’enjeu du Fast Closing, c’est d’éviter tout retard de publication qui serait immédiatement sanctionné par le marché. Mieux, c’est d’être dans les premiers à publier pour asseoir sa crédibilité. Les entreprises qui sortent leur trading statement 15 jours après la fin du trimestre, quand les concurrents publient 1 mois après, marquent des points en termes d’image.

Recentrer la fonction finance sur des activités à valeur ajoutée

Historiquement, les processus de clôture sont lourds, manuels, chronophages. Les équipes passent un temps considérable à collecter les données, chasser les pièces manquantes, retraiter les excels, pointer les comptes selon le plan comptable/analytique.

La transformation apportée par le Fast Close réduit drastiquement le temps passé sur ces tâches à faible valeur ajoutée. Les semaines gagnées peuvent être réinvesties ailleurs dans l'organisation, avec des activités bien plus stratégiques. Exemples : les contrôleurs de gestion peuvent accorder plus de temps à conseiller les opérationnels, à décliner leurs analyses en scénarios prédictifs. Même chose pour les collaborateurs comptables, qui peuvent davantage se recentrer sur la transformation des contrôles internes à leur niveau.

C’est une opportunité de monter en compétence et d’évoluer vers plus d’expertise et de conseil. C'est également une façon de démontrer la valeur ajoutée de la fonction.

Comment mettre en place un Fast Closing efficace ?

Étape 1 : Diagnostic et définition des objectifs

• Schématiser le processus actuel de clôture (activités, acteurs, délais, outils) ;
• Identifier les points d’amélioration (tâches chronophages, risques d’erreurs, goulots d’étranglement) ;
• Définir une poignée d'objectifs cibles ambitieux mais atteignables (délai de clôture visé, niveau de fiabilité) ;
• Quantifier les gains attendus (productivité, coûts, réactivité) ;
• Obtenir le sponsorship de la direction générale et l’adhésion des équipes.

L’objectif de cette première étape est de dresser un état des lieux factuel du processus existant, d’identifier les axes de progrès et de fixer un cap clair et partagé par tous. On pose les fondations du projet.

Étape 2 : Refonte du processus cible

• Détailler les différentes phases de la clôture cible (pré-clôture, clôture flash, clôture détaillée) ;
• Redéfinir les rôles et responsabilités de chaque collaborateur (comptables, contrôleurs de gestion, opérationnels) ;
• Établir un calendrier précis des livrables et des objectifs pour chaque étape ;
• Identifier les points durs (estimés, transactions inter-co, réconciliations) et définir des solutions.

Il s’agit ici de réfléchir à un processus cible pour réussir votre clôture comptable en Fast Closing. Avant la mise en place, on responsabilise chaque partie prenante sur des livrables précis, dans des délais raccourcis.

Étape 3 : Fiabilisation de la donnée en amont

• Standardiser et optimiser les référentiels de base (plan comptable, analytique) ;
• Implémenter des contrôles automatisés à la source pour sécuriser la saisie ;
• Interfacer les systèmes opérationnels (ventes, achats, RH) avec la comptabilité pour une intégration fluide ;
• Déployer des outils de rapprochement automatique des comptes (banque, tiers).

Cette démarche sécurise la qualité des saisies comptables en amont. Logique : plus celles-ci sont justes, moins l'entreprise aura besoin de retraitements chronophages. C’est un prérequis pour pouvoir automatiser la production des comptes.

Étape 4 : Automatisation de la production des états financiers

• Paramétrer le système comptable pour automatiser les écritures récurrentes (provisions, cut-off) ;
• Mettre en place un outil de clôture et de consolidation intégré à l’ERP ;
• Générer automatiquement la liasse fiscale, les déclarations fiscales et les reportings à partir des données comptables ;
• Dématérialiser et indexer électroniquement les pièces justificatives pour faciliter leur consultation.

C'est donc ici que se joue la transformation de la production des comptes et des reportings. L’enjeu est de gagner du temps sans sacrifier la qualité.

Les solutions Absys Cyborg pour un Fast Close réussi

Vous l’aurez compris, réussir le passage de votre clôture comptable en Fast Closing est un véritable projet d'entreprise. Cette transformation invite à repenser toute la chaîne de production comptable et financière.

Fort de ses 35 ans d’expérience, Absys Cyborg met son expertise au service des entreprises pour les accompagner dans la mise en place d’un Fast Closing performant. Partenaire privilégié des éditeurs leaders comme Sage, Absys Cyborg propose une gamme complète de solutions adaptées aux enjeux de la production accélérée de comptes :

• Sage FRP 1000 offre une palette de fonctionnalités de clôture automatisée, de dématérialisation des factures et de reporting intégré.
• Sage X3 permet quant à lui une digitalisation de bout en bout. Grâce à l’intégration native entre l’ERP et les outils comptables, les données sont centralisées et fiabilisées à la source, évitant les ressaisies et les contrôles chronophages.

Au-delà des outils, Absys Cyborg propose un accompagnement sur mesure à chaque étape des projets Fast Close : du cadrage stratégique à la conduite du changement, en passant par la mise en place et le paramétrage des solutions.