Facture électronique : nos conseils pour préparer votre mise en conformité

#1 Respectez le calendrier légal de la facture électronique

La loi de finances a fixé les dates de déploiement de la facture électronique. Il se fera de manière progressive et dépendra de la taille de votre entreprise :

• Septembre 2026 : réception des factures électroniques pour l’ensemble des assujettis à la TVA et émission obligatoire par les ETI et les grandes entreprises.
• Septembre 2027 : émission obligatoire par les PME et TPE.

La facturation électronique concerne les transactions entre les assujettis établis en France. Quant aux transactions à l’étranger ainsi que les transactions réalisées avec des non-assujettis (B2C), elles seront soumises à l’e-reporting.

La mise en conformité de la facture électronique est une étape importante pour votre entreprise. Elle implique la mise en place d'un système de facturation électronique, la gestion des documents et l'intégration des données dans le système informatique. Assurez-vous que votre système soit conforme aux exigences de la loi, sécurisé et fiable.

Je passe à la facture électronique 

#2 Soyez au point sur les différents formats de la facture électronique

Différents formats de facturation seront proposés pour le déploiement de la facture électronique :

• L’Échange de Formulaires Informatisé (EFI)
• L’Échange de Données Informatisé (EDI)
• Le PDF embarquant des données structurées

La mise en conformité de la facture électronique est aussi le moyen d’informer les services concernés sur les changements à venir (comptabilité/finance, service juridique, commercial, etc.). Pour bien préparer vos collaborateurs avant juillet 2024, vous pouvez mettre en place des formations en interne et des méthodes d’accompagnement pour être au point sur la mise en place de la facture électronique.

#3 Comprenez la différence entre l’e-invoicing et l’e-reporting

L’e-invoicing concerne l’obligation de transmettre à l’administration fiscale ses données de facturation et de règlement. L’article 289 bis de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 reconnait une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée. L’e-invoicing comporte un socle minimum de données sous forme structurée, qui suivent les normes de l’EDI (échanges de données informatisés).

Le e-reporting est l’obligation d’émettre et de recevoir ses factures au format électronique :

• En cas de transaction B2B internationale pour les factures envoyées ou reçues (hors importation de biens)
• En cas de transaction B2C (factures, Z caisse, transaction hors factures)
• Pour l'encaissement (lorsqu'il concerne les factures de prestation de service dont la TVA est collectée à l’encaissement)
• De gérer différents formats que ceux prévus par le PPF

#4 Prenez connaissance des statuts obligatoires

Tous les intervenants B2B sont connectés à un réseau de facturation afin de suivre l'avancement du traitement des factures selon les statuts. Les plateformes renseigneront quatre états obligatoires :

• Déposée
• Rejetée
• Refusée
• Encaissée

D'autres statuts facultatifs (mise à disposition ; prise en charge ; approuvée ; approuvée partiellement ; paiement transmis) peuvent être compris dans l'offre de services de la plateforme. Ils pourront être traités comme des informations administratives.

#5 Faites l’état des lieux de vos outils

La première étape serait d’identifier les outils que vous utilisez au sein de votre entreprise pour la gestion de vos factures sortantes ou entrantes (solution de facturation électronique ou de traitement des factures fournisseurs). Vérifiez également si votre solution répond aux exigences réglementaires ainsi que la fréquence des contrôles réglementaires.

À l’inverse, si vous n’êtes pas équipé d’une solution dédiée, vous devez définir la solution de gestion qui convient le mieux à votre organisation et vos besoins. Selon l’ordonnance du 15 septembre 2021, les entreprises doivent choisir l’un des dispositifs de digitalisation. Ces plateformes de dématérialisation permettent de transmettre et de recevoir les factures :

• Le Portail Public de Facturation (PPF)
• Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

#6 Contactez un partenaire en solution de gestion

Contacter un partenaire en solution de gestion vous aidera à préparer la mise en conformité de la facturation électronique.

Au-delà des critères de couverture fonctionnelle et de fiabilité technique, le prestataire sera en mesure de vous accompagner, de vous aider à définir les process cibles et de prioriser les projets dématérialisés. Il accompagnera également vos équipes dans la conduite du changement pour se familiariser avec la solution choisie.

Être au point sur la mise en conformité de la facture électronique, c’est aussi bénéficier des avantages qu’elle apporte à votre organisation mais aussi, aux collectivités.