Employeurs : quelles sont vos obligations en matière de congés payés ?

Que dit le cadre légal à propos des congés payés ?

Les congés payés ont été instaurés par les accords Matignon le 7 juin 1936. Le congé payé relève d’un droit d’ordre public. Il est attribué au salarié quels que soient son emploi, l’horaire de travail, sa rémunération, sa catégorie ou encore, sa qualification. Une indemnité est versée au salarié durant ses jours de congés payés. Il existe cependant des mesures spécifiques pour certaines catégories de salariés (salariés d’établissements ou de particuliers etc.)

Les critères comme le type de contrat ou encore, l’ancienneté n’impactent pas les congés payés d’un salarié. Comme le stipule le Code du travail : « Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur. Chaque mois de travail effectif ouvre droit à un congé de 2,5 jours ouvrables. Pendant les congés, l’employeur verse au salarié une indemnité de congés payés. »

Le salarié dispose de 24 jours ouvrables pour son congé principal, à poser pendant la durée légale de congés payés comprise entre le 1er mai et le 31 octobre.

Certaines périodes d’absence du salarié sont assimilées à des périodes de travail effectif afin de déterminer la durée du congé comme :

• Les périodes de congés payés
• Le congé maternité
• Les périodes durant lesquelles le salarié est appelé au service national
• Les périodes de congé de formation

En cas de rupture de contrat de travail, l'employeur a pour obligation de payer les congés payés non pris, sous forme « d’indemnité compensatrice de congés payés. » 

Le fractionnement du congé payé

Le congé peut être fractionné par l'employeur avec l'accord du salarié lorsqu’il comprend une durée supérieure à douze jours ouvrables et au plus, égale à vingt-quatre jours ouvrables.

Les jours de fractionnement peuvent être posés sous certaines conditions :

• Selon l’accord de l'entreprise ou, de la convention collective
• Obligatoirement entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année en cas d'absence d'accord ou de convention

Les jours de congés payés s'acquièrent par période de référence (du 1er juin de l'année en cours (N) jusqu’au 31 mai de l'année suivante (N+1)).

Il existe cependant des exceptions pour certaines conventions collectives se référant à une année calendaire ou à une autre période de 12 mois continue. Cependant, la période de référence s’étend du 1er avril au 31 mars pour les entreprises dont l’indemnité de congés payés est versée par une Caisse de Congés Payés.

Optimiser la gestion des congés payés

Pour une meilleure organisation au sein de votre entreprise, il est préférable que vos collaborateurs vous communiquent leurs dates de congés en avance. L’utilisation d’outils dédiés vous permet de connaître les dates de congés choisies par vos collaborateurs. Des logiciels dédiés à la gestion des congés et absences comme Timmi absences vous permettent de bien organiser la prise de congés au sein de votre équipe.

Vous devez ensuite vous référer à votre convention collective avant de prendre la décision d’accepter ou non.

En ce qui concerne l’ordre des départs, l’employeur doit prendre en compte les critères légaux comme :

• L’ancienneté du salarié
• La reconnaissance d’une autre activité professionnelle chez un autre employeur 
• Sa situation familiale  
• La prise de congés du conjoint (ou partenaire lié par un PACS)  
• La présence d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie vivant au sein de son foyer
   

Hormis la réglementation, d’autres critères sont à prendre en compte comme :

• L’approbation des dates de congés de deux salariés mariés ou pacsés travaillant dans la même entreprise
• La période de vacances scolaires pour les salariés souhaitant prendre des congés en même temps que leurs enfants scolarisés

L'employeur peut également imposer à ses collaborateurs la période de prise de congés en cas de fermeture de l’entreprise (fêtes de fin d’année, période estivale…)

Néanmoins, vous devez communiquer les dates de congés à vos collaborateurs 1 mois à l'avance.

L'employeur ne peut pas changer les dates de congés du salarié moins d'un mois avant le départ, sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou si un accord collectif le prévoit.

Le calcul de l’indemnité de congés payés

Le calcul de l’indemnité de congés payés se déroule de deux façons :

• l’indemnité doit représenter le dixième (1/10e) de la rémunération brute totale versée à l’employé durant la période de référence
• l’indemnité de congés payés doit être égale à la rémunération qu’un employé aurait perçue s’il avait continué de travailler

L’employeur peut donc appliquer la règle qui avantage le plus le salarié.

La jurisprudence sociale a défini le montant de l'indemnité selon les critères suivants :

• Le salaire de base, les commissions, les primes etc.
• Les majorations pour heures supplémentaires, prime d’astreinte etc.
• Le salaire dû pour certains congés et arrêts maladie
• La prime d'ancienneté, la prime de rendement et la prime d'assiduité 
• L’indemnité de congés payés de l'année précédente

Les primes dites « exceptionnelles » sont cependant exclues du calcul de l'indemnité de congés payés. L’employeur doit vérifier la nature de l'élément de salaire concerné avant de calculer l'indemnité de congés payés. 

Les sanctions encourues par l’employeur

La prise de congés payés fait également partie des éléments clés du bien-être et de la santé des employés. En cas de non-respect du cadre légal, l'employeur s'expose à des sanctions (indemnisation du salarié en cas de non-respect des différentes obligations, prise d’acte de la rupture du contrat aux torts de l’employeur, reconnaissance d’une faute inexcusable en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, etc.) ainsi qu’à des amendes pouvant aller de 26 à 500 € par travailleur lésé.

Comme le décrit l'article D. 3141-2 du Code du travail, le salarié n’a pas le droit de travailler durant ses congés payés : "Le salarié qui accomplit pendant sa période de congés payés des travaux rémunérés, privant de ce fait des demandeurs d'emploi d'un travail qui aurait pu leur être confié, peut être l'objet d'une action devant le juge du tribunal judiciaire en dommages et intérêts envers le régime d'assurance chômage".