Dématérialisation des ressources humaines : pourquoi se lancer ?

Qu’est-ce que la dématérialisation des ressources humaines ?

Définition de la dématérialisation RH

La dématérialisation des ressources humaines, également connue sous le nom de "dématérialisation RH", consiste à remplacer les documents papier en fichiers numérique (bulletin de salaire, notes de frais…) Cela implique l'utilisation de technologies numériques pour stocker, gérer et traiter les informations relatives aux employés et à la gestion du personnel.

Elle offre ainsi des avantages en termes d'efficacité, de productivité et de conformité grâce à l’optimisation des processus de gestion des ressources humaines.

Avec la dématérialisation des ressources humaines, le service RH n’a plus à se préoccuper des tâches chronophages. Il peut désormais se consacrer à des missions à forte valeur ajoutée pour l’entreprise comme la QVCT, la gestion des recrutements ou encore, la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).

 

Les facteurs de la dématérialisation des ressources humaines

La dématérialisation des ressources humaines est favorisée par plusieurs facteurs qui simplifient la transformation numérique, à savoir :

• Des évolutions législatives (simplification du droit du travail, de la gestion de la paie…)
• Une meilleure expérience collaborateur : l’émergence des nouvelles générations, nées avec les nouvelles technologies, favorise une meilleure adoption des processus digitalisés.
• L’utilisation des appareils mobiles : avec l’apparition des applications mobiles, les utilisateurs peuvent désormais accéder et partager des documents RH depuis n’importe où et à tout moment.

 

Les approches de la dématérialisation RH 

Deux approches complémentaires sont envisageables pour la dématérialisation des ressources humaines :

• La dématérialisation des documents : elle permet de convertir un document papier en document numérique (contrats de travail, bulletins de paie, etc.) ; 
• La dématérialisation des processus : elle concerne la digitalisation du traitement et de la gestion des tâches via la mise en place de workflows de validation et de plateformes collaboratives. 

Ces deux approches sont encouragées par deux types de dématérialisation :

• La dématérialisation native, pour les documents numériques
• La dématérialisation postérieure, pour les documents papier en format électronique

 

Les défis de la dématérialisation RH

La transformation digitale des ressources humaines implique de relever certains défis :

• L’adoption par les collaborateurs : Mettre en place une conduite du changement est un élément essentiel de la dématérialisation des RH. Elle permet de prendre les mesures nécessaires pour accueillir le changement en entreprise.
• La sécurité des données : La dématérialisation des informations personnelles des collaborateurs et leur stockage en ligne peuvent augmenter les risques de sécurité. Les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles et empêcher les accès non autorisés.
• Formation et compétences : Une formation adéquate des collaborateurs est nécessaire pour s'assurer qu'ils sont à l'aise avec les nouveaux outils RH et les processus associés.
• Intégration des systèmes : Il faut vérifier que les nouveaux outils sont compatibles avec les systèmes RH existants.
• Coûts initiaux : La dématérialisation des RH peut entraîner des coûts initiaux élevés pour l'acquisition de logiciels, le matériel, la formation du personnel et la mise en place d'infrastructures de sécurité adéquates.

Une fois ces défis relevés, la dématérialisation RH peut être très bénéfique à l’entreprise.

 

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Quels sont les bénéfices de la dématérialisation RH ?

Nombreux sont les avantages qu’offre la dématérialisation des ressources humaines tant pour les organisations que pour les employés.

Les bénéfices pour les organisations 

• Des coûts maîtrisés : réduction des coûts d’envoi et d’archivage
• Un gain de temps : traitement des tâches plus rapide permettant de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée
• Des documents sécurisés : garantie des plateformes en ligne sur la confidentialité et la sécurité des données
• Des échanges plus fluides : une meilleure communication entre les entreprises et les salariés permettant ainsi de valoriser la marque employeur

Les bénéfices pour les employés

• Un gain de temps : certains processus permettent de gagner du temps (la signature électronique, la transmission de documents, etc.).
• Un accès illimité à l’espace personnel : l’ensemble des informations RH du collaborateur sont disponibles en ligne et consultable à tout moment.
• Un archivage sécurisé : la durée légale de 50 ans permet aux salariés de conserver leurs documents RH dans leur espace personnel sécurisé.

 

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Comment mener un projet de dématérialisation des processus RH ?

Mener à bien un projet de dématérialisation des processus RH nécessite une planification minutieuse, une communication efficace et une gestion proactive. Voici les étapes clés à suivre pour un projet réussi :

1.     Analyse des besoins et objectifs

Identifiez les processus RH qui doivent être dématérialisés, les problèmes actuels à résoudre, les avantages recherchés (efficacité accrue, réduction des coûts, etc.) et les attentes des parties prenantes.

2.     Constitution d'une équipe de projet

Formez une équipe dédiée à la mise en œuvre du projet, comprenant des membres des ressources humaines, des experts en technologies de l'information, des gestionnaires et des représentants des utilisateurs finaux.

3.     Évaluation des solutions disponibles

Contactez un partenaire en solutions de gestion pour vous conseiller et vous guider dans le choix des outils RH. Les logiciels RH permettent d’optimiser certains sujets clés comme la gestion de la paie, la gestion des congés et des absences, la gestion des notes de frais… L’implémentation d’un SIRH est aussi proposée pour les entreprises souhaitant simplifier un environnement unique et personnalisable pour gérer ses ressources humaines.

 

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4.     Planification détaillée

Élaborez un plan de projet détaillé avec des échéances, des étapes clés et des responsabilités clairement définies. Identifiez les risques et les mesures à mettre en place pour les gérer.

5.     Communication et sensibilisation

Communiquez régulièrement avec les parties prenantes internes et externes pour expliquer les objectifs du projet, les avantages attendus et les changements à venir. Assurez-vous que les collaborateurs comprennent l'importance de la dématérialisation et ses avantages.

6.     Test et validation

Avant de déployer les nouvelles solutions, effectuez des tests approfondis pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement et répondent aux exigences de votre entreprise. Impliquez les utilisateurs finaux dans les tests pour obtenir leurs retours d'expérience.

7.     Formation des collaborateurs

Organisez des sessions de formation pour les collaborateurs. Assurez-vous qu'ils sont à l'aise avec les nouvelles solutions et prêts à les utiliser au quotidien.

8.      Évaluation et amélioration continue

Une fois le projet opérationnel, évaluez régulièrement son efficacité et collectez les commentaires des utilisateurs. Utilisez ces informations pour apporter des améliorations continues et optimiser les processus.

9.     Respect de la conformité et de la sécurité

Veillez à ce que le projet de dématérialisation respecte les lois et réglementations en matière de protection des données personnelles et de sécurité informatique.

Vous avez envie de vous lancer dans la dématérialisation RH ? Contactez-nous et bénéficiez de notre expertise pour vous accompagner dans votre transformation numérique RH.