Comment réaliser un cahier des charges SIRH ?

Un SIRH, c’est quoi ?

Ce que l’on appelle SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines est un ensemble de logiciels et d’outils permettant d’accompagner les missions du personnel RH, notamment en charge de la gestion du personnel. Ces solutions permettent notamment de gagner en efficacité en automatisant des tâches chronophages qui pourraient être exécutées de manière beaucoup plus simple. Par ailleurs, le logiciel SIRH permet une gestion de l’ensemble du service depuis une seule et même plateforme. Il permet donc aussi bien d’aborder la gestion de la paie, que l’organisation du temps de travail, la gestion des congés ou encore le recrutement.

Aujourd’hui, le logiciel SIRH est largement mis en place dans de nombreuses entreprises. Il existe un grand nombre de possibilités en la matière sur le marché, proposées par des prestataires experts. Cela permet de facilement trouver la solution logicielle qui convient à ses besoins. Avant tout, il convient cependant de rédiger un cahier des charges SIRH afin d’identifier ses besoins avec précision et ainsi se tourner vers une solution adéquate. 

Quelle est l’utilité d’un cahier des charges SIRH ?

Face au grand nombre d’éditeurs et de solutions logicielles SIRH que l’on trouve sur le marché, il est important de cibler ses attentes et ses besoins. Le cahier des charges SIRH va donc permettre de lister les exigences et attentes de l’entreprise et tout particulièrement du service RH. Avant tout, on recommande de faire un audit RH auprès des membres du service pour connaitre leurs attentes. Consulter les membres chargés des tâches opérationnelles RH les plus récurrentes et chronophages permet de remplir d’autant plus facilement le cahier des charges SIRH que les éventuelles carences.

Plus que d’identifier les besoins de l’entreprise, le cahier des charges SIRH est un très bon outil à communiquer aux prestataires proposant des solutions logicielles. Ces derniers pourront ainsi comprendre les attentes de l’entreprise et proposer une solution d’autant plus pertinente.

Le cahier des charges SIRH est donc utile à la fois pour l’entreprise, mais aussi pour accompagner les prestataires dans la tâche qui leur est demandée. Il est donc capital de le remplir avec justesse et précision.

Que trouve-t-on dans un cahier des charges pour SIRH ?

Nous l’avons dit, afin de prendre conscience de ses besoins et d’aiguiller ses prestataires, le cahier des charges SIRH doit se montrer le plus précis possible. Dès lors, plusieurs éléments doivent y figurer.

Le contexte

Il est important de décrire le fonctionnement actuel des ressources humaines de l’entreprise, mais aussi quand et pourquoi le besoin d’opter pour un outil SIRH s’est fait ressentir. Nous pourrons ainsi identifier le point de départ du besoin et être d’autant plus juste et pertinent pour choisir le logiciel le plus adapté.

Les objectifs et attentes

Il est également intéressant de décrire le résultat que l’on souhaite obtenir une fois la mise en place du logiciel SIRH effectuée. Nous pouvons définir un objectif global, mais aussi nous montrer plus spécifique avec un objectif défini par secteur comme :

• L’organisation du travail (optimisation des horaires, amélioration des capacités…)
• Le recrutement (appliquer rapidement des critères de sélection, améliorer le onboarding…)
• La gestion de la paie (réduire les erreurs, faciliter les échanges de documents…)

Les délais et les coûts

Enfin, il faudra aussi aborder des aspects très pratiques tels que les délais et les coûts. Par délais, on entend le temps nécessaire afin de bénéficier d’un logiciel exploitable. Cela implique en effet un certain temps pour procéder à son installation, son paramétrage et il est aussi parfois nécessaire de former les employés à l’utilisation de ce nouvel outil.

En ce qui concerne les coûts, l’entreprise doit aussi se fixer une limite afin que l’investissement soit cohérent. Cela permettra par ailleurs de cibler des prestataires en mesure de répondre à ses attentes, ou de proposer une solution modulée selon les possibilités financières de l’entreprise.

En incluant tous ces éléments dans le cahier des charges SIRH de l’entreprise, on dispose alors d’une excellente base pour trouver la solution logicielle adéquate.