Comment effectuer sa Déclaration Sociale Nominative mensuelle ?

Découvrez dans ce guide comment faire une DSN mensuelle, les données nécessaires ainsi que les délais à respecter.

 

Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative ?

La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration en ligne obligatoire effectuée tous les mois. Ce dispositif offre des avantages tant à l’entreprise qu’aux salariés.

Définition

La DSN est une déclaration mensuelle obligatoire effectuée en ligne à partir d’un logiciel de paie. Remplaçant la Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiées (DADS-U), elle s’adresse à toutes les entreprises du secteur privé employant des salariés.

La déclaration sociale nominative consiste à renseigner aux organismes sociaux différentes informations concernant chaque salarié, à savoir :

• Les données relatives à la paie : salaire, cotisations, numéros de Sécurité sociale, etc. ;
• Les événements relatifs à leur période d’activité : fin de contrat, maladie, arrêt de travail, maternité, paternité, reprise anticipée, etc.

Avantages

L’intérêt de remplir la DSN est double. D’un côté, elle sert à calculer et à payer toutes vos cotisations sociales. De l’autre, à transmettre les données de paie de vos salariés aux organismes sociaux tels que France Travail, CPAM, Urssaf, organismes complémentaires de santé, Agirc-Arrco.

La DSN permet donc de faciliter la gestion des données RH de vos salariés en centralisant toutes les déclarations au rythme du cycle de paie. En effet, la DSN mensuelle réduit le nombre de déclarations à effectuer, sécurise les obligations sociales et optimise la performance de l’entreprise. De même, le système DSN améliore la portabilité des droits des salariés. Ces derniers disposent d’une identification unique auprès de tous les organismes sociaux.

 

Quelles sont les étapes pour réaliser une DSN mensuelle ?

Pour faire une DSN mensuelle, il faut suivre quelques étapes. Vous pouvez l’effectuer vous-même ou la confier à un tiers déclarant tel qu’un expert-comptable ou à votre service RH.

Recueil des informations nécessaires

La DSN mensuelle doit contenir les informations suivantes :

• L’identité du salarié : nom et prénom, date de naissance, adresse du domicile, numéro de Sécurité sociale, matricule.
• Les informations professionnelles du salarié : emploi exercé, rémunération versée, type de contrat, durée de travail, salaire, primes, heures supplémentaires.
• Les déclarations de cotisations sociales : organisme de recouvrement, montant des cotisations.
• Les informations sur la société : numéro de SIRET, adresse, date de clôture de l'exercice comptable, convention collective applicable, numéros de contrats de mutuelle et prévoyance de l’entreprise.
• Les taxes applicables à l’entreprise.
• Les événements affectant la vie professionnelle du salarié : maladie, accident de travail, maternité, paternité, fin de contrat.

Validation des informations

Une fois toutes les informations recueillies, saisissez-les ensuite dans votre logiciel de paie. Les données issues des contrats de travail et des autres documents RH sont intégrées directement si votre logiciel est doté d’un système automatique.

Le logiciel de paie fournit ensuite des outils de vérification pour s’assurer que les données renseignées sont correctes. Cela vous permet de corriger les erreurs et les incohérences avant de valider les informations.

Transmission de la DSN mensuelle

Après avoir validé les données, il ne vous reste plus qu’à soumettre la DSN. Si vous êtes soumis au régime agricole, vous devez faire la DSN via un logiciel de paie ou via le site MSA.

Si vous êtes soumis au régime général, vous pouvez transmettre la DSN mensuelle de deux manières :

• Sur le portail Net entreprises : il faut extraire le fichier DSN et le déposer manuellement sur le site.
• Via un API DSN : le logiciel de paie s’authentifie automatiquement sur le point de dépôt des déclarations sociales.

Consultation du tableau de bord

Vous devez suivre l’état de déclaration via votre tableau de bord dès lors que la DSN est effectuée. Cela vous permet de faire preuve de réactivité en cas de retour des organismes sociaux.

Le tableau de bord vous donne accès aux récépissés de conformité, aux attestations ainsi qu’aux récapitulatifs d’anomalies. Ces comptes rendus appelés comptes rendus métier (CRM) sont téléchargeables et imprimables.

 

Comment générer une déclaration sociale nominative à l'aide d'un logiciel de paie ?

Pour faire la DSN, il faut d’abord que votre logiciel soit compatible avec le format DSN. Quelques paramétrages sont nécessaires avant de générer votre DSN. Configurez le logiciel avec les informations spécifiques de vos salariés et celles de votre entreprise. Assurez-vous que les données soient à jour, comme les coordonnées des salariés, leur statut (cadre, non cadre), leur type de contrat, ainsi que les informations relatives aux cotisations sociales et fiscales de votre entreprise.  

Ce paramétrage facilite la prise en compte des données par les différents organismes comme l'URSSAF, les caisses de retraite ou les mutuelles.

Une fois le paramétrage effectué et les informations vérifiées pour éviter des anomalies lors du traitement, suivez les étapes suivantes :

• Sélectionnez le SIRET de l’établissement concerné. Chaque établissement doit être déclaré individuellement, conformément aux exigences légales.
• Précisez s’il s’agit d’une déclaration mensuelle sur un employé ou sur l’ensemble des employés.
• Déterminez la période concernée par la déclaration, généralement le mois précédent.
• Choisissez le fichier DSN généré par le logiciel et vérifiez son contenu pour éviter toute anomalie avant la transmission.
• Générez la DSN et soumettez-la aux organismes compétents via la plateforme Net-Entreprises ou tout autre portail agréé.

À noter : la DSN fonctionne par établissement (SIRET) et non par entreprise (SIREN). Cela signifie que le nombre de DSN à effectuer dépend du nombre d’établissements au sein de votre entreprise.

 

Quand effectuer la DSN mensuelle ?

Vous devez envoyer la DSN une fois par mois lorsqu’il s’agit des données relatives à la paie. Également appelée DSN périodique, elle doit être transmise durant le mois qui suit la période d’emploi rémunérée. La date diffère selon que vous employez :

• Moins de 50 salariés : il faut transmettre la DSN au plus tard le 15 du mois (M+1) suivant la période de travail rémunérée.
• Plus de 50 salariés : il faut transmettre la DSN au plus tard le 5 du mois (M+1) suivant la période de travail rémunérée.

Pour les cas de DSN signalement d’événement, vous devez envoyer la déclaration dans les 5 jours suivant l’événement. Elle peut être effectuée entre deux DSN mensuelles.

 

Que faire en cas d'erreur dans la déclaration sociale nominative (DSN) ?

Vous avez la possibilité de modifier la DSN en cas d’erreur ou d’anomalie. Pour ce faire, téléchargez un bilan d’anomalies via votre compte Net-Entreprises au format txt, pdf ou xml. Ce bilan indique les éléments que vous devez corriger. La transmission pour une période non autorisée, les rubriques vides et les écarts d’informations sont les erreurs les plus courantes dans une DSN.

Lorsque l’échéance n’est pas dépassée, vous devez régulariser la déclaration grâce au mécanisme “Annule et Remplace intégral”. Par contre, si la date limite d’envoi est dépassée, vous ne pouvez corriger la DSN que le mois suivant.

En utilisant des logiciels intuitifs comme Sage 100 Paie & RH ou Silae Paie, la gestion de la DSN est plus simple et les erreurs sont réduites. Ce logiciel permet notamment d’éditer les déclarations obligatoires, de mettre régulièrement à jour le plan de paie et d’optimiser la gestion des ressources humaines.

 

Quelles sont les sanctions et pénalités en cas de non-respect de DSN ?

Le non-respect de l’obligation de déclaration mensuelle vous expose à des sanctions qui varient selon la situation : 

• Non-transmission : pénalité de 19,32 € par salarié.
• Retard de transmission : pénalité de 58 € par salarié et par mois de retard ou par fraction de mois de retard. En cas de retard inférieur ou égal à 5 jours, la pénalité ne peut pas excéder 5 796 € par entreprise et par an.
• Oubli de déclaration d’un salarié : pénalité de 58 € par salarié et par mois de retard ou par fraction de mois de retard.
• Inexactitude des données déclarées : pénalité de 38,64 € par salarié pour les fausses rémunérations et de 12,76 € pour les fausses informations sur vos salariés.

Vous pouvez faire annuler vos pénalités de retard si vous remplissez les conditions cumulatives suivantes :

• Aucune infraction n'a été commise au cours des 24 derniers mois.
• Montant des pénalités inférieur à 3 864 €.
• Avoir réglé toutes vos cotisations.
• Avoir transmis la DSN.

À première vue, effectuer une DSN mensuelle semble compliqué. Le non-respect des délais et des informations requises vous expose à des pénalités. Mais à l’aide d’un logiciel adapté, vous pouvez réaliser vos déclarations dans des conditions optimales. Absys Cyborg fournit des solutions de paie et RH innovantes pour optimiser la gestion de vos obligations sociales.