Dématérialisation des documents : tout savoir

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation des documents consiste à remplacer les documents papier par une version numérique.

On distingue 2 sortes de dématérialisation :

• La dématérialisation native : le document est directement produit de façon numérique ;
• La dématérialisation duplicative : le document papier est transformé en document numérique.

La dématérialisation ne concerne pas seulement les documents mais aussi, celle des processus métiers. Ils s’inscrivent tous deux dans une démarche globale de digitalisation des processus. 

Cela fait déjà plus d’une vingtaine d’années que l’État français a lancé la course à la dématérialisation. Si la dématérialisation des documents était jusqu’ici un choix pour de nombreuses entreprises, elle est devenue obligatoire, notamment concernant la facture électronique.

À noter que depuis 2017, les entreprises travaillant avec l’État sont dans l’obligation de dématérialiser leurs factures via la plateforme Chorus Pro.

D’ici 2026, toutes les entreprises françaises devront être en capacité de recevoir et d’émettre ses factures de façon dématérialisée.

Mais alors, quels autres documents administratifs peut-on dématérialiser ? De nombreux documents commerciaux tels que les contrats, les devis et les bons de commande peuvent être numérisés. Côté RH, les fiches de paie, les contrats et bien d’autres documents peuvent également être dématérialisés.

Quelle est la réglementation liée à la dématérialisation ?

Selon l’article 1316-1 du Code Civil : « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

Autrement dit, la loi sur la dématérialisation reconnaît la valeur d’un document numérique au même titre qu’un document papier. Cette loi introduit également le principe de signature électronique.

En effet, la signature électronique a désormais la même valeur qu’une signature manuscrite. Cette dernière permet d’authentifier l’auteur du document.

La signature électronique est régie par le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (eIDAS). Ce règlement s’applique au sein de l’Union européenne.

Quels sont les outils utilisés pour dématérialiser les documents ?

Un projet de dématérialisation des documents peut s’avérer très fastidieux. De ce fait, de nombreux outils digitaux tels la GED, les solutions de dématérialisation ou encore les SIRH sont apparus sur le marché afin de vous accompagner dans votre démarche.

La GED et les solutions de dématérialisation

Dématérialisation et GED vont souvent de pair. La GED ou Gestion Électronique des Documents permet d’optimiser la gestion des supports dématérialisés.  Elle gère l’ensemble du cycle de vie d’un document, de la numérisation à l’archivage.

Grâce aux solutions de dématérialisation, vous optimisez la gestion de vos documents. Des logiciels vous permettent de dématérialiser vos documents (courriers, notes de frais, factures ...) en toute sérénité. Ainsi, vos données sont stockées et conservées de façon sécurisée. De plus, la solution garantit une conformité aux normes et aux exigences légales de conservation et de sécurisation des documents.

Ce type de logiciel est généralement 100% web, ce qui facilite le partage de documents au sein de vos équipes.

Il existe également des logiciels dédiés uniquement à la dématérialisation des factures fournisseurs. C’est le cas de Sage FRP 1000 Dématérialisation. Cette solution vous permet d’automatiser l’ensemble de votre processus d’achat : de la réception à l’archivage de vos factures. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble sur l’avancée du traitement de vos factures.

Les SIRH 

Les fonctions RH se digitalisent également. Pour accompagner cette digitalisation, de nombreux logiciels RH sont apparus sur le marché. On parle de SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines). Ces outils ont pour objectif de faciliter la gestion des Ressources Humaines. Cette optimisation passe notamment par la dématérialisation de nombreux processus RH.

Lucca est une suite RH qui répond aux besoins de dématérialisation des entreprises à travers 4 modules :

• Timmi vous permet de digitaliser l’ensemble de vos processus liés à gestion des temps et des activités (congés, absences, télétravail …)
• Poplee vous permet d’automatiser la gestion du personnel, la solution vous accompagne dans la dématérialisation de vos dossiers RH.
• La suite Pagga vous donne la possibilité de dématérialiser les documents qui interviennent dans votre processus de gestion de la paie.
• La solution Cleemy a pour objectif de dématérialiser la gestion de vos notes de frais.

Autrement dit, les SIRH vous permettent de dématérialiser la plupart des documents liés à la gestion des ressources humaines.