Comment comptabiliser les charges constatées d'avance ?

En comptabilité, on parle du principe d’indépendance des exercices. Autrement dit, chaque entreprise se doit de rattacher les charges et les produits au cours de l’exercice auxquels ils se rapportent. Ainsi, les charges et les produits de l’année N doivent être comptabilisés sur l’exercice de l’année N, d’où le principe de charges constatées d’avance. Il s’agit donc de régulariser vos comptes avant la clôture de l’exercice.  

Définition d’une charge constatée d’avance

Une charge constatée d’avance correspond à une charge comptable enregistrée au cours d’un exercice concernant l’ensemble ou une partie de l’exercice comptable suivant. En d’autres termes, ces charges ne sont pas consommées dans leur intégralité au cours de l’exercice en cours. Ces charges font partie des régularisations de charges et de produits.

Une charge constatée d’avance s’inscrit à l’actif du bilan et n’a aucune incidence sur la TVA.

Les principales CCA sont les suivantes :

• Les contrats de maintenance
• Les contrats d’assurance
• Les contrats d’abonnement
• Les factures d’achat de marchandises ou fournitures
• Les factures de loyers
• Les prestations de services

Comptabiliser une charge constatée d’avance

Il est primordial de neutraliser l’ensemble des charges constatées d’avance afin de connaître le réel résultat de votre entreprise à la fin de votre exercice. Pour régulariser vos charges, vous devrez utiliser le compte 486 « Charges constatées d’avance ».

Le processus de comptabilisation comprend 3 étapes :

• L’enregistrement de la facture d’achat en N
• La comptabilisation de la CCA en N
• L’extourne de la charge constatée d’avance en N+1

La comptabilisation à la clôture de l’exercice

À la clôture de l’exercice, le compte 486 « Charges constatées d’avance » regroupe l’ensemble des actifs (achats de biens ou services) dont la livraison ou la réalisation aura lieu lors d’un prochain exercice (N+1). Il faudra donc dissocier ces charges des charges consommées au cours de l’année N.

Vous devrez effectuer la saisie comptable suivante :

• Débiter le compte 486 avec le montant de la charge à neutraliser
• Créditer le compte de la classe 6 correspondant à la charge concernée

La fiscalité et la comptabilité s’alignent concernant les charges constatées d’avance. Ainsi, ces dernières n’ont pas d’impact sur la TVA déductible. Quant au compte 4458, il reste inchangé.

La comptabilisation des charges constatées en N+1

Une fois en N+1, il faut annuler les CCA en utilisant le même compte qu’à la clôture de l’exercice précédent. On parle alors d’extourne ou de contrepassation des charges constatées d’avance.

Vous devrez donc :

• Débiter le compte de classe 6
• Créditer le compte 486 « Charges constatées d’avance »

 La comptabilisation des charges constatées d’avance est une tâche méticuleuse.

Cependant, il existe des logiciels de comptabilité conçus pour optimiser la comptabilisation de vos charges constatées d’avance.

Depuis 35 ans, Absys Cyborg intègre des solutions de gestion comptable d’éditeurs reconnus tels que Sage ou Kyriba. Ainsi, nos experts sauront vous conseiller afin de trouver le logiciel comptable idéal.