Comment booster l’adoption d’un logiciel de gestion en entreprise ?

Restez à l’écoute de vos collaborateurs

Pour une adoption logicielle bien réussie, il est important d’être à l’écoute de vos collaborateurs. En recueillant leurs feedbacks, vous parviendrez à identifier leurs besoins ainsi que les outils qu’ils jugent difficiles à utiliser. 

En exploitant un maximum de données, vous pouvez augmenter l’engagement de vos utilisateurs sur vos outils grâce à des indicateurs permettant d’améliorer la prise en main d’un logiciel comme : mesurer la productivité, analyser le temps de formation, leurs retours d’expérience ainsi que les fonctionnalités pour lesquelles vos équipes support sont le plus sollicitées.

Se mettre à la place des collaborateurs est un élément clé pour mieux appréhender la conduite du changement.  En entreprise, la conduite du changement passe d’abord par la prise en compte des personnalités de vos collaborateurs pour savoir adapter au mieux l’adoption logicielle.

Afin de mener une bonne gestion du changement, il est fondamental d’expliquer à vos collaborateurs ce qu’apporte un logiciel de gestion par-rapport à vos autres outils. Vous pouvez également mettre en avant de solides arguments comme une meilleure répartition des tâches grâce à l’intégration d’une plateforme d’organisation reliée aux logiciels de gestion de Microsoft, par exemple. Un logiciel de gestion assure aussi le partage de documents et favorise les échanges entre tous les employés. Vos équipes gagneront à la fois en temps et en productivité.

Communiquez durant le projet de changement de logiciel de gestion

La communication joue un rôle essentiel dans l’adoption d’un logiciel de gestion. Un nouveau logiciel implique un grand changement dans les missions quotidiennes des utilisateurs. C’est pourquoi, il est conseillé d’impliquer tous vos utilisateurs pour réussir l’adoption logicielle.

Les interactions avec vos utilisateurs entraîne une facilité d’adhésion et des pistes d’amélioration. Chaque échange avec vos utilisateurs est perçu comme une opportunité pour réussir le projet de changement de solution de gestion. La communication passe également par la valorisation du travail. N’hésitez pas à susciter de l’intérêt envers vos collaborateurs en les félicitant pour leurs résultats ou encore, les impliquer dans le projet en recueillant leurs avis sur les différents outils.

La communication auprès de vos collaborateurs vous aidera à comprendre les bénéfices de vos outils. Vos collaborateurs pourront également mieux comprendre la raison pour laquelle vous souhaitez mettre en place un logiciel de gestion et comment ce dernier pourra les aider dans leur quotidien.

En planifiant régulièrement des réunions ou des coffee talk pour les plus petites structures, vous pourrez expliquer les changements à venir et prendre le temps de répondre aux interrogations de chaque utilisateur.

Faire appel à des ambassadeurs internes peut être un moyen efficace de communiquer sur le logiciel de gestion choisi et encourager vos utilisateurs à l’adopter. Leurs retours d’expérience permettront de convaincre plus facilement leurs collègues. Les ambassadeurs jouent un rôle clé lors du déploiement de logiciel de gestion. Ils interviendront également comme support dans le cadre d’implémentation de projet.

Mettez en place un plan de formation pour votre logiciel de gestion

Le plan de formation est utilisé pour synthétiser les objectifs à atteindre, les actions et le chiffrage. Il contribue à la reconnaissance, la motivation des employés et au bien-être en entreprise.

Créer des ateliers d’on-boarding est un moyen efficace pour former vos utilisateurs aux fonctionnalités du logiciel de gestion. La création de groupe d’on-boarding favorisera la prise en main de la solution de gestion. La première impression d’un collaborateur sur les outils aura un impact tant sur leur intérêt que sur leur performance. 

Les guides ou encore, les webinaires sont des leviers permettant d’enclencher la transformation digitale d’une entreprise. Ils permettront également à vos utilisateurs de gagner du temps dans la mise en place de votre outil de gestion. Mettre en place une FAQ permettra aussi de recenser toutes les questions récurrentes de vos collaborateurs sur l’outil.

Les plateformes d’adoption digitale (DAPs) accessibles directement depuis vos solutions de gestion CRM ou ERP sont aussi des moyens efficaces de former vos utilisateurs.

Booster l’adoption logicielle en entreprise est une action essentiellement tournée vers l’humain. Il est nécessaire d’adapter l’accompagnement selon la façon dont les collaborateurs utilisent la solution de gestion. C’est pourquoi la mise en place d’un plan de formation ou un parcours personnalisé sont deux façons de renforcer leur engagement.