5 étapes pour mettre en place la facturation électronique dans sa société

1-  Informez-vous sur la législation

La première étape à suivre est de respecter les réglementations et les lois mises en place pour la facture électronique.

La loi de finances a mis en place un calendrier légal dans lequel figurent les dates de déploiement de la facturation électronique. La mise en place de la facture électronique aura lieu entre 2026 et 2027 selon la taille des entreprises. Toutes les entreprises devront respecter la législation.

La réforme fiscale permet de renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA. Elle propose des formats de fichiers et un format PDF sur le portail public ainsi que de nouveaux circuits obligatoires.

Les entreprises pourront communiquer leurs informations de facturation de deux manières. L’e-invoicing permet le dépôt, la transmission et le suivi des factures B2B et B2C. Quant à l’e-reporting, il est proposé aux transactions B2C, B2B ainsi que les « encaissements de prestations de services ».

4 nouvelles mentions sont désormais obligatoires :

• La distinction entre les livraisons de biens et les prestations de services
• L’adresse de livraison des marchandises (si différente de l’adresse du client)
• Le numéro de SIREN du client
• L’option « TVA d’après les débits » (lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la taxe sur les débits)

Pour rester à l’écoute des actualités autour de la facture électronique, les entreprises peuvent aussi nommer un « référent facture électronique ». Celui-ci devra suivre les publications de l’Administration fiscale dans la rubrique « FAQ & site gouv.fr ».

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2-  Identifiez les acteurs concernés par la facturation électronique

La facture électronique concerne toutes les sociétés françaises assujetties à la TVA. Elle concerne également les opérations d’achats et de ventes de biens ou de prestations de services B2B en France.

Les acteurs de la réforme sont regroupés en 3 catégories :

Le Portail Public de Facturation (PPF) 

• Émission et réception des factures pour le compte des entreprises dans les 3 formats du socle minimal
• Saisie en ligne
• Transmission des données de facturation et du e-reporting à la DGFIP
• Contrôle de conformité règlementaire des données
• Gestion du cycle de vie
• Annuaire centralisé
• Archivage durant 10 ans

 Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) 

• Contrôles, extraction des données requises et de leur transmission au PFF
• Transmission des factures entre PDP, des retours vers l’entreprise et des statuts (cycle de vie, e-reporting)
• Mise à jour de l’annuaire en signalant les entreprises qui passent par elles
• Archivage/scellement
• Echanges de format hors socle minimal (EDIFACT)
• Paiement de factures sur la plateforme, envoi de factures (B2C), recouvrement, traitement des documents internationaux

L’Opérateur de Dématérialisation (OD)

• Transport et/ou dématérialisation des factures à destination ou en provenance des PDP ou du PPF

3-  Choisissez un processus d’accompagnement

Dès 2026, les factures en France doivent répondre à l’un des trois formats suivants :

• L’UBL (Universal Business Language) : standard ouvert basé sur XML pour faciliter l’échange de données électroniques entre différents partenaires.
• Le CII (Cross Industry Invoice) : développé par le Centre des Nations Unies pour faciliter les échanges commerciaux et les transactions électroniques (UN/CEFACT).
• La Factur-X : constituée d'un fichier PDF à lire par l'utilisateur avec des données XML attachées, il s’agit du format le plus couramment utilisé et peu coûteux par rapport aux processus comme l'EDI fiscal. Ce format a été développé par la Direction Générale des Impôts (DGFiP), l’Union Interdépartementale pour la Facturation Electronique (UIEE) et des experts issus de plusieurs secteurs en France.

Vérifiez que vos outils existants soient compatibles à la solution de facturation choisie. Pensez également à paramétrer votre système selon les besoins de votre entreprise (modèles de facture, taxes applicables etc.)

4-  Intégrez votre système de facturation électronique

Les entreprises doivent anticiper et se préparer à la mise en place de la facture électronique prévue pour septembre 2026 en suivant ces différentes étapes :

1. Mettre à jour les fiches clients et fournisseurs (n° de SIRET, adresse de livraison et facturation, n° de TVA…)
2. Vérifier la conformité des factures émises (mentions légales…)
3. Privilégier dès à présent la gestion dématérialisée des factures clients/fournisseurs
4. Définir un référent et une équipe projet
5. Auditer les process internes de gestion des factures entrantes et sortantes

Le non-respect de la législation entraîne des sanctions pour les entreprises : une amende de 75 000 euros pour une personne physique et une amende de 375 000 euros pour une personne morale (une société, une association).

5-  Formez vos équipes

Pensez à évaluer les compétences et connaissances de vos collaborateurs sur la facture électronique. Cette première étape vous permettra d’identifier les besoins précis en formation (compréhension des processus de facturation, l’utilisation des logiciels dédiés, etc.)

La mise en place de la facturation électronique est une véritable conduite du changement au sein d’une entreprise. C’est pourquoi, il est recommandé de préparer des programmes de formation pour vos équipes impliquées dans ce changement.

Les sessions de formation vous permettront d’expliquer en détail les étapes à suivre et de répondre aux questions de chacun.